Cómo gestionar las interrupciones en las reuniones

Imagínese que tiene su primer trabajo, comparte una idea brillante en una reunión. Entonces, de la nada, uno de sus compañeros, que también es nuevo, lo interrumpe. Antes de que se dé cuenta, estará compitiendo con el interruptor para hablar, pero ya es demasiado tarde. Su colega ha desviado toda la conversación. La reunión termina.

Nadie recuerda su idea, pero la notable habilidad del interruptor para llamar la atención hace que todo el mundo lo elogie.

Ahora, veamos otra situación. En la próxima reunión, interrumpe a su supervisor para añadir un detalle relevante a su presentación. Sin embargo, se enfrenta a duras críticas por intervenir.

Investigar demuestra que las interrupciones en el trabajo pueden complicarse de esta manera. A veces, como en el primer ejemplo, interrumpir puede aumentar su presencia de liderazgo o su percepción de poder y estatus. Pero, como se ilustra en el segundo ejemplo, este comportamiento también puede resultar contraproducente, especialmente si interviene cuando alguien mayor que usted habla.

De hecho, un Estudio de la Universidad de Baltimore con más de 100 participantes descubrió que cuando un alto directivo interrumpe, la gente suele verlo como una señal de fuerza y asertividad, mientras que un colega subalterno que interrumpe a alguien en un nivel superior al suyo a menudo se presume que es conflictivo, grosero o se pasa de la raya.

Esto parece injusto, especialmente cuando es un empleado joven. Pero no se desanime. Hay formas de gestionar de forma estratégica y eficaz las interrupciones en las reuniones, sin perder su credibilidad.

Cómo responder a las interrupciones

Compruebe su estado.

A veces, nuestros lugares de trabajo pueden parecer un capítulo de T__él Los juegos del hambre. Todo el mundo compite por los recursos, el reconocimiento y las recompensas. Tiene que colaborar con diferentes personalidades de forma eficaz para alcanzar sus propios objetivos, y la desafortunada realidad es que es probable que solo a unos pocos de nosotros nos reconozcan.

Si este es el caso, es importante que estemos preparados para defendernos cuando se cuestione nuestro estatuto.

El primer paso para responder a las interrupciones es darse cuenta del poder que tiene en su equipo. Haga un balance de las diferentes personas en la sala de reuniones (virtual) y su situación relativa en la empresa. Si un gerente interrumpe, su estado, en lo que respecta a la interrupción, es relativamente seguro. Investigar muestra este tipo de comportamiento que se espera de los principales líderes y, por lo tanto, no contará en su contra. 

Por otro lado, si el interruptor es un par, puede afectar negativamente a su estado percibido. Interrumpir es común entre los compañeros que buscan establecer el dominio sobre sus colegas más reservados, con la esperanza de aumentar su propia presencia de liderazgo.

Escuche y responda con decisión.

Cuando un compañero lo interrumpe, piense en el motivo por el que lo interrumpen en primer lugar. Tenga en cuenta su objetivo. Si es para cambiar de tema o hacer que deje de hablar, querrá hacer contacto visual directo con el interruptor y decir: «Mike, voy a terminar con mi punto. Este es un tema importante y quiero asegurarme de que todos están informados».

Sin embargo, si su objetivo es cuestionar o criticar lo que dice, diga: «Mike, estaré encantado de recibir sus comentarios después de compartir mi punto de vista, pero me gustaría asegurarme de que lo escucha primero».

El punto es: confirme su interruptor. Dígales que los escucha, pero asegúrese de terminar su argumento. Cuando termine, puede dirigirse al interruptor y pedirle que comparta su opinión.

Diga: «Sé que Mike tuvo algunas ideas antes. ¿Le gustaría compartirlo, Mike?»

Si se ve interrumpido por alguien que ocupa un puesto más importante, espere a que termine la reunión. Luego, póngase en contacto con ellos más tarde para programar una reunión individual y ver cómo podría alinearse mejor para la próxima reunión.

Puede decir: «Me he dado cuenta de que recibió algunos comentarios sobre mi presentación de ayer. ¿Tiene alguna idea que quiera compartir? ¿Hay algo que pudiera haber hecho de otra manera para presentar mis datos o argumentos?»

Mantenga la compostura.

Puede que haya evitado con éxito la primera interrupción, pero eso no significa que no vaya a haber otras. Si bien puede resultar difícil controlar sus emociones, trate de no agotarse.

Cuando alguien a su nivel siga interrumpiendo, respire hondo, concéntrese en su mensaje y siga hablando con confianza. Esto indicará claramente al interruptor que tiene la intención de terminar de compartir sus ideas y no se dejará disuadir por sus repetidas intrusiones.

Si las cosas se ponen incómodas o estresantes para usted, intente ponerse en contacto con su colega o superior después de la reunión y aclararle sus intenciones. Hágales saber cómo lo hizo sentir la interrupción y solicite su opinión si desean seguir interactuando.

Cómo interrumpir sin ser irrespetuoso

Haga un chequeo cultural.

No todas las interrupciones son automáticamente malas, ni siquiera intencionales. A veces, puede ser que el discurso de alguien se superponga con el suyo. En otros casos, las culturas laborales fomentan los desacuerdos saludables para ayudar a sus equipos a intercambiar ideas. Si esto es cierto en su organización, puede que necesite encontrar oportunidades para participar y compartir sus ideas u ofrecer una nueva perspectiva en las reuniones. Será más fácil si forma parte de un equipo al que le guste escuchar las opiniones de todos antes de seguir adelante.

Conocer el estilo de comunicación de su empresa le ayudará a igualar el ritmo y el tono de los miembros de su equipo y esto, a su vez, le permitirá intervenir con más cuidado en los entornos grupales. No querrá perder oportunidades de aportar valor a los debates y que le reconozcan simplemente porque se siente incómodo con la forma en que las personas interactúan.

Pregunte antes de interrumpir.

Lo más probable es que la mayoría de sus reuniones hoy en día se celebren a través de Zoom u otras plataformas de videoconferencia. E incluso con el vídeo de todo el mundo encendido, puede resultar difícil interponer algo, ya que las típicas señales no verbales que utilizamos en persona antes de interrumpir (un gesto con la mano, levantar sutilmente la barbilla o inclinarnos físicamente) pueden pasar desapercibidas. Por lo tanto, empezar a hablar por encima de alguien puede parecer disruptivo, especialmente si la cultura organizacional es más reservada en las reuniones.

Una solución es comenzar su interrupción con una pregunta como: «Dana, ¿puedo interrumpir un momento?» o «¿Podría aprovechar esta oportunidad para compartir algo relacionado con su punto de vista, Rick?» o «Sarah, ¿puedo añadir algo a lo que acaba de decir?»

Las interrupciones enmarcadas como preguntas también sirven como una petición amable al orador y como un recurso retórico que centra la atención de la gente en lo siguiente que va a decir. Esta estrategia también funciona en persona.

Sea colaborativo, no combativo.

Las palabras importan y cómo Su interrupción puede marcar la diferencia en la forma en que se reciba su interjección. Un estudio realizado en el Instituto Max Planck de Psicolingüística y en las Universidades de Ámsterdam y Utrecht demuestra que solo se necesita el cerebro una quinta parte de segundo procesar el significado de una palabra hablada y determinar si la palabra ofende o apoya la visión del mundo del oyente.

La palabra «pero» es uno de esos delincuentes. Tiende a detener a los altavoces en su camino y los pone a la defensiva, lo que podría ponerlos en su contra.

No diga: «Es un buen argumento, Lisa, pero creo que hay otra forma de abordarlo.

Diga: «Es un argumento excelente, Lisa, y si pudiera añadir otro punto de vista…» o: «Escucho lo que dice y me pregunto si también deberíamos considerar…» o «Sobre ese punto, Kevin, me gustaría compartir algunos datos que puedan ayudar a explicar…».

De esta manera, no está calificando la declaración de alguien como inválida. En cambio, está añadiendo valor de forma colaborativa.

A medida que continúe en su puesto, tenga en cuenta que el tiempo y el conocimiento de su estado son la clave para interrumpir y gestionar las interrupciones. Saber la forma correcta de hacer una pausa, abordar y hablar durante una reunión puede desarrollar su marca personal y establecer su presencia en el trabajo.