Cómo conseguir una presentación híbrida

Hace poco hablamos con un CEO que estaba ansioso por hablar en público en la oficina híbrida. «Cuando hago presentaciones ahora, es sencillo. Todo el mundo usa Zoom», nos dijo. «¿Qué pasa cuando algunas personas regresan y otras siguen trabajando desde casa?»

Su ansiedad tiene sentido. Si bien las presentaciones de Zoom están lejos de ser ideales, al menos el público está en igualdad de condiciones. Literalmente, las cajas de la pantalla tienen exactamente las mismas dimensiones. Las presentaciones híbridas, por otro lado, corren el riesgo de poner a los participantes remotos en una grave desventaja. Una razón importante tiene que ver con la energía que se crea cuando estamos juntos físicamente, y la energía que falta cuando no estamos. Derivamos nuestra energía compartida en parte de las señales no verbales que aparecen cuando estamos juntos en la sala. Las miradas cómplices, las expresiones faciales, el contacto visual personal son parte de lo que hace que la conversación fluya de forma más natural. Esto está ausente de manera tangible en Internet, y la falta de energía compartida entre los participantes remotos puede resultar enervante (de ahí uno de los factores de Fatiga por el zoom).

Los líderes corporativos que deseen que las presentaciones híbridas sean más inclusivas, enérgicas y exitosas pueden acudir al aula en busca de orientación. Durante los primeros días de la pandemia y los confinamientos, trabajamos con varios profesores y educadores para mejorar sus habilidades de habla y su presencia en pantalla. Este año académico, cuando algunos niños regresaron a la escuela, hemos visto  algunos profesores notables tienen un máster  el desafío de enseñar de forma eficaz en las aulas híbridas.

Hace poco tuvimos el privilegio de presenciar a uno de ellos en acción. Este profesor de séptimo grado de Bethesda enseñaba poesía a una clase híbrida. Su energía nos impresionó de inmediato. Su cuerpo estaba en movimiento constante y sus ojos se movían sin problemas de la pantalla a los rostros de la habitación. También animó a los niños a moverse, pidiendo que levantaran la mano o haciendo que los niños remotos se pusieran de pie para leer. Y lo que es más importante, asignó pequeños grupos de trabajo en los que los niños remotos y en pantalla trabajaban juntos. A pesar de ser híbrida, la clase era una.

Estas son siete estrategias para que los presentadores y líderes de reuniones atraigan de forma más eficaz a todos los miembros de su público híbrido:

1. Céntrese en lo positivo.

En lugar de centrarse en las responsabilidades de la reunión híbrida, centrarse en el valor que cada persona puede aportar. Pregúntese cómo pueden beneficiar tanto los participantes remotos como presenciales al escuchar su presentación. ¿Y cómo podría enriquecerse toda la experiencia con un público híbrido? Una mentalidad positiva le ayudará a hacer que cada persona sea esencial para la presentación. Además, esa mentalidad es contagiosa. El presentador marca la pauta de toda la experiencia. Si el presentador cree y expresa su entusiasmo sobre la experiencia híbrida, esto influirá positivamente en la experiencia del público.

2. Exigir que las cámaras estén encendidas.

En las reuniones híbridas, es más importante que nunca que los participantes remotos enciendan sus cámaras para mostrar toda su presencia. También es fundamental que el presentador pueda interactuar visualmente con todo el público, no solo con los presentes en la sala.

Para igualar aún más las condiciones, considere pedir a los participantes presenciales que traigan sus ordenadores portátiles y enciendan las cámaras, guardando silencio cuando no están hablando. También puede resultar útil tener una pantalla delante de la sala para que todos puedan ver a los participantes remotos.

3. Haga contacto visual directo.

Comience su presentación mirando primero deliberada y directamente a la cámara. Esto envía a todo el grupo el mensaje de que las personas de Zoom son críticas. Intente centrarse en la cámara como si estuviera haciendo contacto con una persona. Luego, durante la presentación, siga cambiando entre mirar a las personas de la sala y volver a centrarse en la cámara.

4. Muévase para incluir a todo el mundo.

Cuando comience la presentación, acérquese a la cámara para que los participantes remotos se sientan conectados con lo que sucede en la sala. Mientras sigue hablando, muévase a propósito hacia las personas de la sala y, a continuación, de nuevo hacia la cámara. Pero asegúrese de tener en cuenta el marco de la cámara. No querrá aventurarse demasiado fuera del plano. Este movimiento de ida y vuelta comunica una mayor inclusión y hace que los participantes, tanto dentro como fuera de la sala, se sientan más conectados entre sí.

Considere también la posibilidad de centrar la atención. Si alguien de la sala está hablando, levante la cámara (portátil) y acérquela al altavoz (si no ha traído la suya propia). Esto recuerda a la gente de la sala que sus compañeros remotos forman parte de la sala.

5. Involucrar emocionalmente a los participantes remotos.

El modelo híbrido no tiene por qué ser una experiencia pasiva para quienes llaman. Es fundamental para ayudarlos a sentirse escuchados y vistos. Salude personalmente a los participantes virtuales al principio de la sesión. Y siga dirigiéndose a ellos e interactuando con ellos durante toda la presentación. Es más fácil decirlo que hacerlo. Los presentadores pueden tener las mejores intenciones, pero su atención se centra naturalmente en la gente de la sala. Designe momentos específicos de la presentación para hablar directamente con los participantes remotos e incorpore en el contenido mensajes dirigidos específicamente a las personas que están llamando.

6. Fomentar la colaboración híbrida.

Al dividir una presentación grande en grupos más pequeños, la tentación es poner a las personas presenciales y remotas en grupos separados. Esto refuerza la idea de que los dos son grupos separados y no un grupo que trabaja juntos. En vez de eso, intente mezclarlo. Haga que los participantes virtuales y presenciales trabajen juntos.

7. Que sea breve.

El zoom nos ha obligado a perder menos tiempo en las presentaciones. Cuando volvamos a la habitación, resista la tentación de hablar durante más tiempo. Mantenga las presentaciones híbridas lo más breves y eficaces posible. Intente programar la reunión en función de los niveles de energía de los participantes remotos. Al final, todo el mundo lo apreciará.

Una de las posibles ventajas de las presentaciones híbridas es que todos participan desde su lugar preferido. El profesor de séptimo grado nos dijo que esto ha creado una mayor equidad en su aula y que su clase se ha enriquecido con el aprendizaje de cada estudiante en su lugar de máximo rendimiento. Esta mentalidad es inspiradora, tanto para sus alumnos como para los líderes empresariales. A medida que avanzamos en la próxima era de presentaciones híbridas, sigamos su ejemplo y esforcémonos por crear un entorno inclusivo y energizante para cada persona del público.