Cómo pedir ayuda en el trabajo

A todos nos ha pasado eso: usted hace su trabajo, se queda atrapado y necesita ayuda, pero le preocupa molestar a sus compañeros de trabajo o hacer una pregunta obvia.

Cuando pregunté a más de 500 profesionales de todos los sectores y tipos de trabajo qué es lo que más les cuesta en el trabajo para mi libro Las reglas tácitas, escuché la misma ansiedad repetidamente: pedir ayuda. En el mejor de los casos, se hace vulnerable a los juicios de los demás; en el peor, parece incompetente o perezoso. Por suerte, como también descubrí en mi investigación, hay una manera mejor. Analicemos cómo se ve y cómo suena esto.

Haga sus deberes.

El primer paso para pedir ayuda no es preguntar, sino confirmar si vale la pena hacer su pregunta. Esto significa hacer sus deberes.

Primero, imagine tres círculos concéntricos. El círculo más interno representa lo que sabe actualmente.

El círculo central representa lo que no sabe actualmente, pero que puede averiguar por sí mismo. Cualquier pregunta que quede dentro de este círculo central es una pregunta «mala». Estas son las preguntas que hacen que la gente piense: Oh, vamos… Encontré la respuesta en 10 segundos en Internet.

El círculo más exterior representa lo que no sabe ni puede aprender por sí mismo y, por lo tanto, solo puede aprender preguntando. Cualquier pregunta que quede dentro de este círculo es buena pregunta. Estas son las preguntas que quiere hacer.

Si hace una pregunta como «¿qué significa X?» (si hay una respuesta correcta o incorrecta), intente buscar la respuesta usted mismo buscando en Internet y consultando la bandeja de entrada, la carpeta del equipo y la intranet de la empresa. La idea no es abrir hasta el último archivo o correo electrónico o visitar todos los sitios web, sino hacer lo que pueda usted mismo para aprovechar al máximo su precioso tiempo con los demás.

Por lo general, habrá hecho los deberes suficientes si puede asegurarse de que la respuesta aún no se ha compartido con usted, no se puede encontrar en un lugar obvio y no lo espera en la primera página de una búsqueda en Google. Si puede encontrar una respuesta que esté seguro de que es correcta durante su búsqueda, no necesita hacer su pregunta. Si no puede, entonces tiene sentido preguntar.

Si hace una pregunta como «¿qué hago ahora?» o «¿cómo lo hago?» (donde no siempre hay una respuesta «correcta» o «incorrecta», solo enfoques «mejores» o «peores»), haga una lluvia de ideas sobre varias opciones e identifique aquella en la que las ventajas superen más a las desventajas. Haga como si no tuviera a nadie a quien pedir ayuda. ¿Qué opciones consideraría y cuál de las opciones elegiría? Una opción es intentar completar la siguiente frase para su situación: «Podría probar con [la opción A], [la opción B] o la [opción C]. Dadas [estas razones], [la opción B] es la que tiene más sentido». Si puede identificar una opción que sea claramente superior a las demás y que sea una decisión que pueda tomar sin afectar a otras personas, tampoco necesita hacer su pregunta; acaba de encontrar el enfoque que otros le habrían sugerido de todos modos. Si no puede, entonces tiene sentido preguntar.

Encuentre a la mejor persona en el mejor momento.

Cuando tenga una pregunta que tenga sentido, el siguiente paso es identificar el modo menos disruptivo (y, por lo tanto, el más eficaz) de acercarse a otras personas. En este caso, puede resultar útil hacerse tres preguntas:

1. ¿Quién es la persona más adecuada para preguntar?
2. ¿Cuándo es el mejor momento para preguntar?
3. ¿Cuál es el mejor sitio para preguntar?

Cuando se trata de la mejor persona, empiece por el compañero de trabajo más joven cercano o de su nivel o por alguien cuyo trabajo consista en responder a su pregunta específica, como RRHH o IT. Antes de acercarse a ellos, pregúntese:¿Volveré a necesitar su ayuda pronto? En caso afirmativo, y si su pregunta no es urgente, piense en escribirla y esperar a que haya reunido un paquete de preguntas o haya llegado el mejor momento para hacer la pregunta. De esa forma, hace cinco preguntas de una sola sesión en lugar de cinco preguntas cinco veces distintas. Si la primera persona no puede evitarlo, pase al siguiente compañero de trabajo menos joven.

Cuando se trata del mejor momento y lugar, póngase en el lugar de la otra persona. ¿Cuál es el momento menos disruptivo para acercarse a esta persona? ¿Cuál es su método de comunicación preferido?

A menudo, el mejor momento será cuando ya esté hablando. Si van a ir a una reunión juntos, intente preguntar: «¿Tendría un minuto después de la reunión para responder a unas preguntas?» Si se pone en contacto por correo electrónico o mensajería instantánea, considere añadir sus preguntas a una conversación existente.

Si aún no se está comunicando con esa persona, pero tiene acceso a su calendario o estado de conexión, intente hacerle ping cuando aparezca en línea y esté disponible. A menudo, esto significa evitar momentos cuando están en reuniones, días festivos o justo antes del final de una jornada laboral en su zona horaria. Si observa un patrón en el que esta persona responde a los correos electrónicos temprano por la mañana, intente enviar su correo electrónico más o menos a la misma hora.

Muestre sus deberes (y su gratitud).

A la hora de hacer su pregunta, el estilo puede ser tan importante como el fondo. La forma en que formule su pregunta puede marcar la diferencia entre conseguir la ayuda que necesita (y no) y ganarse una buena reputación profesional (y no). Para causar la mejor impresión posible, no se limite a hacer su pregunta, sino que comparta todo el arduo trabajo que ha realizado para ayudarse a sí mismo antes de implicar a otras personas.

Si busca una respuesta objetiva, resista el impulso de sumergirse directamente en su pregunta. En su lugar, intente seguir la estructura de «Esta es mi pregunta», y por eso hago esta pregunta.» A menudo, es tan simple como responder a una pregunta como «¿Cómo puedo enviar mi hoja de horas?» a «Lisa mencionó que es la persona a la que acudir para ver las hojas de horas. ¿Es la versión 2.4 que he encontrado en la intranet la más reciente?»

Si busca una respuesta subjetiva, facilite la ayuda de los demás. Esto significa dar a los demás algo ante lo que reaccionar, en lugar de plantear una pregunta abierta y, por lo tanto, agotadora, como «¿Qué hago ahora?» Comience por compartir el contexto de su pregunta, seguida de una pregunta cerrada, como una pregunta de opción múltiple («¿Cuál prefiere: el plan A, B o C?») , una pregunta de sí o no («¿Estoy pensando en esto de la manera correcta?») , o un incumplimiento («Estaba pensando en el plan A o B. Le sugiero el plan A por X razones, ¿piensa lo contrario?»).

Intente no hacer que los demás tengan que decirle lo mismo dos veces. Si los demás le dicen algo, repítaselo, tome notas, haga lo que necesite para recordar lo que dijeron. Si tiene que volver a preguntar (o si sigue confiando en la misma persona), considere la posibilidad de acudir a otra persona. También podría ofrecer un reconocimiento como: «Lo siento, sé que hemos hablado de ello, pero quería aclararlo».

Cuando haya recibido la ayuda que necesita, no olvide mostrarle también su gratitud. Podría ser tan simple como mencionar: «Le agradezco que se haya tomado el tiempo de explicarme este concepto, dado lo ocupado que está con _________». Los pequeños gestos de aprecio pueden aumentar las probabilidades de que otras personas estén dispuestas a volver a ayudarlo.

Al final, pedir ayuda solo tiene que ver en parte con pedirla. También se trata de demostrar que se merece la ayuda. Aunque es menos gratificante al instante que dejar a un compañero de trabajo a un lado en el momento en que surge una pregunta y desaparecer inmediatamente después, un poco más de trabajo de campo puede marcar una gran diferencia en su productividad, sin mencionar su reputación.