Parar. ¿Realmente ese mensaje tiene que ser un correo electrónico?

¿Ha esperado alguna vez todo el día para recibir una respuesta por correo electrónico de su gerente? Entonces, justo cuando está a punto de ponerse manos a la obra y enviar un mensaje de seguimiento, se encuentra con ella en el pasillo —o estos días, por Zoom— y le dice: «Lo siento. Recibo demasiados correos electrónicos. Slack es la mejor manera de recibir una respuesta inmediata de mi parte».

Como herramienta empresarial, el correo electrónico es a la vez esencial e increíblemente molesto. Si bien no podemos prescindir de él, muchos de nosotros no lo utilizamos de la manera correcta y aún más de nosotros enviamos muchos más correos electrónicos de los que deberíamos. De media, nosotros compruebe nuestras bandejas de entrada 15 veces al día, lo que provoca distracciones innecesarias y alrededor 27 minutos desperdiciados.

La ironía es que el correo electrónico no es la mejor manera de comunicarse sobre… bueno, la mayoría de las cosas. Cada vez que enviamos un correo electrónico, asumimos que el destinatario interpretará correctamente nuestras palabras, nuestro tono y nuestras intenciones. Olvidamos que la gente lee la información de manera diferente y, a menudo, terminan haciendo que sea más innecesaria averías y confusión que las alineaciones, cuando en realidad hay muchas otras formas en las que podríamos conectarnos.

Por ejemplo: si estamos intentando hacer un argumento convincente, lo mejor son las reuniones por vídeo o presenciales. Los mensajeros instantáneos como Slack o Hipchat son de lo más intuitivos para registrarse rápidamente. Y cuando se trata de aclarar las conversaciones, normalmente es más fácil atender una llamada.

En pocas palabras, los correos electrónicos no sirven para todos los propósitos y, si se usan incorrectamente, nos ralentizan.

Entonces, ¿por qué el correo electrónico se ha convertido en nuestro predeterminado?

En mis 30 años de experiencia como empleado y como consultor empresarial, he observado que el correo electrónico es el medio de comunicación preferido en la mayoría de las empresas. ¿Por qué?

Esta es mi teoría: en algún momento, entre la invención de Internet, el auge de los proveedores de servicios populares en los años 90 (AOL, Microsoft Outlook, Delphi) y el lanzamiento del clásico de comedia romántica de Tom y Meg Tiene a Mai yo, las organizaciones empezaron a utilizar el correo electrónico para compartir información. Se convirtió en un estándar y nunca miramos hacia atrás.

A pesar de la disponibilidad de tecnologías más nuevas y inteligentes, parece que nos hemos quedado atrapados en un ciclo de imitación: si mis compañeros envían muchos correos electrónicos, yo también lo haré. Tiene sentido. Copiar es un comportamiento humano natural y, a medida que cada nueva generación llega al lugar de trabajo, hay una presión tácita para que siga las «mejores prácticas» establecidas por sus mayores. En un artículo de HBR, el autor Eric Bonabeau explica por qué:

1. Seguridad: Seguimos lo que hacen los demás para no destacar. (No querrá ser la única persona que hace otra cosa.)
2. Conformidad: la seguridad no basta. También queremos que nos acepten, así que adoptamos prácticas que son como las que nos rodean, especialmente en relación con la cultura.

Todos la hemos visto. El jefe envía un correo electrónico a 10 personas y copia a otras 20 personas. Esas personas responden todas, en lugar de pensar en las personas que realmente necesitan ver su respuesta. Del mismo modo, si es nuevo en un equipo y ve que sus compañeros de equipo utilizan el correo electrónico para enviar información sencilla que podría enviarse por mensaje de Slack ( No estaba seguro de si íbamos a usar asientos tipo teatro para el evento. ¿Alguien puede confirmarlo? ), probablemente siga su ejemplo porque quiere ser «coherente» con lo que parece ser la mejor práctica.

¿Para qué se debe usar realmente el correo electrónico?

En lo que respecta a la comunicación, se necesitan muchos enfoques para garantizar que diferentes personas, con diferentes intereses, entiendan un mensaje con claridad y sepan qué medidas (si las hay) deben tomarse en respuesta.

Entonces, ¿cuándo es más eficaz el correo electrónico y cómo debería hacerlo? en serio ¿usarlo?

Según mi experiencia, le recomiendo usar el correo electrónico para cuatro cosas:

• Comunicar formalmente las decisiones
• Para confirmar o programar citas
• Para documentar conversaciones importantes
• Para enviar anuncios a toda la empresa que exijan que todo el personal reciba el mismo mensaje al mismo tiempo

En otras palabras, el correo electrónico es una forma estupenda de dar a alguien toda la información que necesita en un solo lugar, especialmente si esa información va a compartirse entre un grupo de personas. Cuando se adopta este enfoque, se elimina la posibilidad de confusión y se garantiza que todos recibirán el mismo mensaje, solo una vez, sin necesidad de más aclaraciones.

Los correos electrónicos funcionan mejor cuando tiene un mensaje claro e inequívoco.

Por ejemplo, no envíe un recordatorio importante a alguien en Slack donde pueda pasarlo por alto o pasarlo por alto fácilmente:

“ Solo como recordatorio de que necesito el informe mensual antes de las 17 horas de hoy. ¡Avíseme si necesita ayuda!»

Utilice el correo electrónico cuando quiera aclarar lo que espera y cómo. En formato de correo electrónico, ese mismo mensaje de Slack tendría este aspecto:

«¿Podría darme el informe mensual antes de las 17 horas del jueves? Cada sección no debe contener más de un párrafo breve (de 4 a 5 líneas) que articule claramente las medidas que estamos tomando en cada área. Si necesita ayuda, no dude en llamarme».

De ahora en adelante, antes de decidir si su mensaje justifica un correo electrónico u otro modo de comunicación, hágase algunas preguntas:

Situación

Qué hacer

¿Tengo que hacerlo en los próximos 30 minutos?

Coja el teléfono

¿Necesito compartir una opinión sobre una tarea que ya está en marcha?

Slack/mensajería instantánea

¿Tengo que transmitir un mensaje que he recibido de la alta dirección a varias personas del equipo?

Correo electrónico

¿Mi respuesta requiere un montón de explicaciones?

Coja el teléfono

¿Tengo que unir al equipo para fijar las expectativas para la semana y entender lo que puede interponerse en su camino?

Reunirse cara a cara

¿Tengo que confirmar las expectativas de mi equipo tras una conversación cara a cara?

Correo electrónico

¿Tengo una pregunta rápida (no crítica) a la que pueda responder cualquier miembro del equipo?

Slack/mensajería instantánea

¿Intervendrán las emociones? ¿El mensaje transmite sentimientos sobre un tema o situación que otros podrían malinterpretar?

Reunirse cara a cara

¿Tengo que enviar a mi equipo «información adicional» tras una reunión de lanzamiento del proyecto (o algo similar)?

Slack/mensajería instantánea

¿Es una conversación sobre problemas de rendimiento o comportamiento?

Reunirse cara a cara

¿Comparto información confidencial, documentos formales o doy mi aprobación a un plan?

Correo electrónico

¿Comparto un documento o un enlace en el que otros miembros del equipo necesitan colaborar?

Slack/mensajería instantánea

¿Estoy describiendo las medidas que debe seguir un miembro del equipo tras una situación de gestión del rendimiento?

Correo electrónico

¿Acabará esto en un tedioso ir y venir?

Reunirse cara a cara

© HBR.org

Ahora que sabe qué tipo de conversaciones justifican un correo electrónico, esfuércese por hacer algunos ajustes sencillos para restablecer el hábito del «correo electrónico por defecto», reducir el ruido de la comunicación y hacer una contribución positiva a la cultura de su lugar de trabajo.