Dedique tiempo a una pequeña charla en sus reuniones virtuales

Fue una confesión inusual de un CEO. «Durante mi última reunión de personal debemos haber dedicado el 40% del tiempo a no hablar de nada», dijo Jorge. «Estábamos pasando el rato, fotografiando la brisa, como en los viejos tiempos. Ha sido una de las llamadas más divertidas y productivas que hemos tenido desde que cerramos la oficina». Pero después, continuó diciendo: «Algunas personas se quejaron».

En una llamada poco después, Rose, la presidenta de la empresa, añadió su punto de vista. «No estaba contenta y nuestro director financiero tampoco, así que hablé con Jorge al respecto», explicó. «Tal vez tenga tiempo libre, pero yo uso Zoom 12 horas al día. Francamente, si tengo media hora disponible durante el día, prefiero salir de la oficina de mi casa y pasar tiempo con mi marido y mis hijos».

Aunque siempre existe tensión entre el tiempo dedicado al fondo de una reunión y el tiempo dedicado a socializar, la mayoría de las reuniones recurrentes llegan a un punto de equilibrio natural, al menos hasta que el equilibrio se ve interrumpido por un cambio en las circunstancias o en las personalidades implicadas. Tener que reunirse a través de Zoom (o de una de las otras plataformas que ahora constituyen nuestras salas de conferencias virtuales) ha inclinado esa balanza.

La pérdida de las conversaciones triviales parece ser un desafío no solo para Jorge y Rose, sino también para muchos ejecutivos. Hemos identificado dos causas comunes:

Se acabó el «tiempo de reunir». Antes de la Covid, los ejecutivos solían tener la oportunidad de charlar de manera casual con sus colegas mientras tomaban un café antes de que empezara la reunión. Una vez en la mesa, estas conversaciones individuales o en grupos pequeños a veces continuaban durante un tiempo más y tal vez se extendían al grupo más grande antes de que la reunión comenzara con el trabajo.

Hoy, cuando las ventanas de los participantes aparecen en la pantalla, es hablar con todo el mundo o no hablar. Como resultado, la etiqueta de Zoom parece exigir que las reuniones comiencen según lo previsto o poco después de que los participantes correspondientes se hayan registrado, según la cultura. Pero la mejor oportunidad para que un equipo «dispare la brisa» sin afectar a la hora de la reunión (esos pocos minutos del tiempo de reunión previo a la reunión) se ha desvanecido.

La fatiga del zoom es desenfrenada. Tanto a Jorge como a Rose les entusiasma su trabajo y el éxito que el equipo ha tenido al adaptarse y adaptarse a Covid. Pero como muchos ejecutivos, están agotados del flujo continuo de llamadas de Zoom consecutivas, de la mañana a la noche.

Muchos directivos se quedan sin energía antes de que termine su jornada laboral. No debería sorprender que prolongar una llamada innecesariamente pueda resultar irritante para estas personas, especialmente cuando saben que en cuanto salgan de la reunión tendrán la libertad de dedicar tiempo a la otra, tan necesaria, parte de la conciliación de la vida laboral y personal.

Pero hacer tiempo para una charla trivial es importante. Jorge cree, con razón, que mantener el extraordinario nivel de rendimiento de su equipo depende de mantener y hacer crecer la cultura que ha dedicado los últimos años a inculcar en la empresa y en su equipo. Las preocupaciones de Jorge se centran en crear, mantener y profundizar las relaciones individuales y grupales. Sabe que la integración rápida de los nuevos miembros en el equipo requiere algo más que una serie de sesiones informativas. Implica conocer a los demás miembros también como personas.

Esos momentos, para Jorge, salen a la luz durante o después de conversaciones desestructuradas. «Pasar el rato» tiene una virtud. Es la charla, las conversaciones secundarias las que elevan las emociones y promueven el bienestar. Es una forma de fortalecer y profundizar las relaciones y es fundamental para crear equipos de alto rendimiento.

Cómo volver a introducir la charla trivial en sus reuniones

Si bien no podemos resolver el problema de encontrar un sustituto virtual para una partida de golf, una tarde de navegación o una cena larga con unas copas de vino, hemos ideado algunas formas de ayudar a restablecer este importante componente de sus reuniones.

1. Haga de la charla trivial un tema del orden del día, no una idea tardía.

Jorge no tenía ningún plan cuando permitió que gran parte de su reunión se convirtiera en una conversación sobre nada. Acaba de suceder. Y el hecho de que fuera espontáneo, a la vez que energizante y agradable para Jorge, lo convirtió en una imposición para Rose y otros.

Si lo volviera a hacer, Jorge podría informar al equipo de su intención de crear deliberadamente un espacio para interacciones más personales e informales como parte de sus reuniones virtuales. Si bien esto puede parecer paradójico (planificar y programar lo casual y lo espontáneo), crear expectativas y establecer límites aumentará la comodidad del equipo a la hora de aceptar el cambio.

2. Inicie las reuniones de equipo con un registro individual o un rompehielos individual.

Una actividad o un rompehielos al principio de una reunión es una forma atemporal de conectar a los participantes. A lo largo de los años, los grupos que asisten a reuniones periódicas, como la reunión semanal del personal de Jorge, suelen abandonar los rompehielos por innecesarios.

En un mundo virtual, iniciar las reuniones con un rompehielos es el primer paso para volver a introducir las conversaciones triviales.

Un cliente pidió a cada persona que dedicara un minuto a compartir lo que había estado sucediendo en sus vidas, tanto profesional como personalmente. Ella fue la primera y modeló el tono y la franqueza del ejercicio, explicando que un ser querido estaba enfermo y describiendo cómo le había afectado. Otros siguieron su ejemplo e inmediatamente el grupo se sintió más conectado y cómodo el uno con el otro.

O bien, añadir un poco de diversión al principio de sus reuniones. Un CEO pidió a cada miembro del equipo que le enviara una foto suya de bebé. Al principio de cada reunión, el CEO comparte una imagen y pide a cada miembro del equipo que adivine de quién es. Esto a menudo provoca risas y una buena narración de historias, resultados bastante buenos con una inversión de dos a cuatro minutos.

3. Presente los puntos del orden del día diseñados en torno a opiniones y conjeturas.

Ponga a su equipo en igualdad de condiciones. De vez en cuando, saque a colación un tema de debate sobre el que la mayoría de la gente tenga una opinión, utilice las encuestas para poner sobre la mesa los puntos de vista individuales de su equipo y, a continuación, deje que la conversación fluya.

En lugar de una «conversación sobre nada», Jorge debería cambiar por un tema diseñado para recopilar opiniones sobre temas generales o centrarse en la lluvia de ideas creativas. Siguen «hablando del negocio», pero a una altitud mucho mayor que las cuestiones transaccionales de la agenda del día a día. Y como el diseño se basa en opiniones, se hace difícil para un miembro del equipo presumir de una experiencia especial que anule las opiniones de los demás.

Una pregunta como «¿Cuándo cree que se celebrará el próximo evento deportivo o concierto bajo techo con más de 10 000 espectadores?» no tiene, por el momento, una respuesta correcta. Quince minutos discutiendo la variedad de puntos de vista del equipo de Jorge sobre este tema o uno similar sería un buen comienzo.

4. Deje un tiempo desestructurado al final de las reuniones del equipo.

Otra forma de abrir la oportunidad de una charla informal y, al mismo tiempo, dar cabida a las preocupaciones de Rose por la eficiencia es sencilla: deje que cada participante elija.

Si Rose sabe de antemano que Jorge puede optar por utilizar de 15 a 20 minutos del tiempo no asignado al final de su próxima reunión de personal para charlar en grupo, puede decidir por sí misma si se queda o no. A diferencia de cuando la conversación abierta tuvo lugar al principio, Rose ya no se sentirá emboscada, atrapada en la llamada sin ni idea del tiempo que tardará en volver a sus negocios. Si necesita seguir adelante, simplemente seguirá adelante. Y Jorge tendrá un grupo aún más agradable, ya que sabrá que todos los que están alrededor de la mesa saben que ellos también pueden dejar de lado la conversación cuando sea necesario.

La charla trivial es importante. Es hora de llevar esta parte que falta de la cultura de su equipo al mundo virtual.