Working Parents: You Need a Family Calendar

No, sigo trabajando. ¿Pensaba que iba a servir la cena a los niños a las 6?

Mamá, mañana por la mañana necesito que me lleven a la escuela una hora antes para ensayar la obra.

¿Por qué no supe hasta el domingo por la noche que la niñera no podía venir el lunes?

Hacer un seguimiento de sus propios compromisos ya es bastante difícil. Pero si se añade la coordinación de los horarios de los niños a lo que ya tiene que hacer para el trabajo y la vida, es esencial un sistema de calendario familiar sólido para reducir el estrés y disminuir las malas sorpresas que se pueden evitar.

En mi experiencia como entrenador de gestión del tiempo para muchos padres que trabajan, he visto que no hay una forma correcta de llevar un registro de la agenda familiar. Pero hay algunos principios básicos que pueden guiarlo a la hora de configurar un sistema que funcione de forma eficaz y que les ayude a todos a sentir que están en el mismo equipo.

Decida una ubicación central

Como familia, tienen que decidir un lugar fijo en el que poner los compromisos a medida que se presenten y donde comprobar esos compromisos a diario. Muchas familias utilizan sistemas electrónicos de calendario y tareas como Calendario de Google o aplicaciones como Acogedor, Nuestro hogar, o Cualquier. Hacer. Con estas herramientas, puede tener un color diferente para el calendario de cada miembro de la familia, compartir calendarios, configurar eventos recurrentes y programar recordatorios. Pero además de estas opciones técnicas, también puede anotar sus compromisos en una pizarra blanca o en un calendario de pared grande colocado en una ubicación central. Si tiene niños pequeños, la imagen de la pared puede ser eficaz como forma de que vean cualquier cosa que se refiera específicamente a ellos. Y si tiene hijos (o un cónyuge) que tienden a pensar que las cosas están fuera de la vista, fuera de la mente, un recordatorio visual audaz de lo que sucede durante la semana puede resultar de gran ayuda.

Estoy de acuerdo en cómo se añaden los eventos

Si todos los adultos y niños de la casa tienen la edad suficiente y están de acuerdo con añadir eventos a un calendario compartido, esa es la solución más sencilla para mantener la agenda familiar actualizada. Haga que cada adulto de la casa, así como los niños, sean responsables de añadir sus propios objetos cuando se den cuenta de ellos. Y luego haga que los adultos de la casa sean responsables de añadir eventos que se apliquen a toda la familia.

Sin embargo, como entrenador de gestión del tiempo, sé que los «sistemas ideales» no siempre funcionan, así que es bueno tener opciones de respaldo. Si uno de los cónyuges o miembros de la pareja está dispuesto y es capaz de poner cosas en el calendario y el otro no, establezca un acuerdo para que todos los días cualquier información nueva sobre la programación se transmita a la persona que esté dispuesta a incluirla. Lo mismo ocurre con los niños. Si uno o más niños no tienen la edad suficiente o no son lo suficientemente fuertes en el seguimiento como para añadir compromisos de forma coherente, pídales que entreguen inmediatamente los documentos o envíen información al adulto que esté dispuesto a incluirlos en la agenda. De esa forma, a diario, los calendarios deberían estar actualizados. Además, todos los adultos, incluidas las niñeras o las niñeras, deberían tener acceso a los calendarios de los niños para añadir o modificar los eventos según sea necesario.

Tenga una reunión semanal

Cada semana, mantenga una conversación con su cónyuge, pareja o copadre sobre lo que sucederá la semana que viene y ambos tengan que coordinar la agenda. Eso podría significar hablar de entrega y recogida para deportes y actividades, cualquier evento escolar especial, preparación que deba hacerse antes de una fecha límite o cualquier viaje. Si tiene una niñera u otros proveedores de cuidado infantil que deben conocer el horario, designe a uno de ustedes para que se comunique con ellos sobre las expectativas.

Esta conversación semanal es la oportunidad de superar cualquier desafío antes de que se convierta en una emergencia. A menudo, estas reuniones funcionan mejor los domingos por la tarde, pero puede ajustar el horario según sus necesidades. Le recomiendo reservar al menos 30 minutos para revisar la programación semanal como un evento recurrente en su calendario. Aunque esta reunión no pueda celebrarse exactamente a la misma hora cada semana, no deje que se excluya de su agenda. Hablar durante los próximos siete días le ahorrará tener que reprogramar las reuniones de última hora para ir a un evento escolar o llamar frenéticamente a los padres de los amigos de sus hijos para ver si pueden llevar a su hijo a casa después del entrenamiento.

Si elige un calendario de pared de papel o un calendario de pizarra blanca, actualícelo con los principales eventos de la semana inmediatamente después de la reunión. Si usa ambos, esto ayudará a que sus calendarios virtuales y físicos estén sincronizados.

Touch Base Daily

Todos los días, asegúrese de que usted y su cónyuge o pareja se pongan en contacto con la agenda del día siguiente. Un momento que normalmente funciona bien para hacer esto es justo después de que los niños se vayan a dormir, de modo que usted hable de las cosas antes de quedarse dormido. Pero si sus hijos son mayores y no necesitan su ayuda con su rutina de dormir, también puede hacerlo después de cenar. Confirme que ambos están en la misma página sobre cuándo van y vienen del trabajo, quién deja y recoge a los niños y cualquier evento especial, como deportes o compromisos laborales fuera del horario laboral. Si sus hijos son mayores y tienen horarios más complejos, asegúrese de haber revisado también el calendario con ellos antes de que se vayan a dormir (o se vaya a dormir). Asegúrese de que todos saben lo que tienen que hacer mañana y si hay algo que necesite su ayuda. Es mejor que sepa la noche anterior que necesitan que los lleve a la escuela y traiga una tabla grande para su proyecto escolar en lugar de descubrirlo durante el desayuno.

Vaya más allá de lo básico

Una vez que domine lo esencial para asegurarse de que los compromisos fijos estén en el calendario, podrá añadir otras actividades que podrían ayudar a que la vida transcurra sin problemas. Por ejemplo, puede designar una hora determinada para planificar las comidas y hacer las compras cada semana o una hora para lavar la ropa, de modo que no siempre se pregunte cómo incluir esas actividades. O puede reservar ciertos momentos para hacer ejercicio o pasar tiempo de calidad con sus hijos. Añadir este tipo de actividades a su calendario puede ayudarle a recordar cómo quiere dedicar su tiempo en lugar de simplemente dejar que el tiempo se le escape.

Incluso con un buen sistema de calendario, seguirán apareciendo elementos inesperados. Los niños son expertos en mantener la vida interesante. Pero si elige (y sigue) un sistema de calendario que funcione para usted y su familia, puede reducir drásticamente el estrés relacionado con la gestión del día a día.

Este artículo apareció por primera vez en el libro de la serie Working Parents de HBR Hacerlo todo.