Cuatro formas de hacer más en menos tiempo

Dato curioso: 96 por ciento de la gente revisa su teléfono móvil una hora después de despertarse por la mañana (y un enorme 61% echa un vistazo en los primeros cinco minutos).

Si bien puede parecer inofensivo, revisar nuestros teléfonos tan pronto como abrimos los ojos nos prepara para tener un día del tipo «reactivo».

Piénselo.

Si lo primero que hace cuando se levanta de la cama es abrir el correo electrónico, leer los textos o escuchar los mensajes de voz, básicamente se pone a sí mismo en segundo lugar. Ya sea que le esperen buenas, malas o ninguna noticia, está dejando que otras personas le preparen el estado de ánimo del día.

La mayoría de nosotros somos culpables de esto e inevitablemente afecta a nuestra productividad.

Dedico la mayor parte del tiempo a pensar precisamente en eso: en cómo podemos ser más productivos de manera que parezca manejable y buena. Durante los últimos tres años, he entrevistado a personas de todos los campos, desde la edición y el entretenimiento hasta el mundo empresarial, para averiguar cómo podemos estructurar nuestros días de forma proactiva y sacarles más provecho.

A lo largo de estas conversaciones, he oído una y otra vez que no puede permitir que las prioridades de otras personas determinen el curso de su día. Más bien, debe ser deliberado a la hora de despertarse, organizar su tiempo e incluir el trabajo en su agenda.

Estos son cuatro consejos de personas altamente productivas que me han apoyado y que espero que también funcionen para usted.

1) Alinee su trabajo más importante con su cronotipo.

Su cronotipo es solo una forma elegante de decir «su reloj corporal». Se refiere al ciclo natural de sueño y vigilia de 24 horas que todos experimentamos. Cada uno tiene un cronotipo único e influye en los picos y valles de energía que sentimos a lo largo del día.

Alrededor del 10% de las personas son estereotipados alondras, que tienen más energía por las mañanas. En el otro extremo del espectro están los El 20% de la población quiénes son búhos, o personas que hacen su mejor trabajo por la noche. La mayoría de nosotros estamos en algún punto intermedio y tenemos un estado de alerta máximo antes del mediodía, una caída de energía después de comer y un segundo viento al final de la tarde.

Dan Pink, autor de Cuándo: Los secretos científicos de la sincronización perfecta, me dijo que prestar atención a su cronotipo y estructurar las tareas en torno a sus picos de energía puede ayudarlo a hacer mucho más en menos tiempo.

«Los días que pienso escribir, lo hago por las mañanas, cuando estoy más alerta», me dijo. «Me puse un recuento de palabras y no haré nada hasta que lo alcance. No voy a llevar mi teléfono a la oficina. No voy a abrir mi correo electrónico. Cuando alcance mi objetivo, seré libre de hacer otras cosas». Pink aprovecha al máximo la energía que siente al despertarse y utiliza sus mañanas para trabajar de forma profunda y concentrada, y evita cualquier distracción.

Cuando tiene una caída de energía a media tarde, tiende a quedarse con las tareas más fáciles. «Dedicaré ese tiempo a responder correos electrónicos, archivar y escanear cosas», dijo. «Entonces, cuando tomo mi segundo aliento y salgo del abrevadero alrededor de las tres o las cuatro de la tarde, hago tareas que no requieren que esté encerrado y vigilante, como las entrevistas. Durante este tiempo, me siento más relajado mentalmente, creativo y abierto a las ideas».

Como resultado de cumplir con este calendario, Cuándo fue el único libro que Pink presentó a su editorial a tiempo.

Consejo profesional: Para planificar mejor su jornada laboral, comience el proceso de reestructuración de su jornada evaluando su cronotipo aquí. Alinee el trabajo que requiere su capacidad cerebral más intensa con sus picos de energía.

2) Planifique su día la noche anterior.

Un día productivo no ocurre por sí solo. Requiere planificación. Cuando escribamos lo que pretendemos hacer, y cuándo y dónde tenemos la intención de hacerlo, estamos es mucho más probable que logre nuestros objetivos.

La asesora ejecutiva de productividad de Google, Laura Mae Martin, me dijo que planifica su día la noche anterior. Para empezar, anota sus tres principales prioridades en El plan diario plantilla que creó. «Debajo de la primera prioridad, dice: ‘Hasta que no termine esta primera tarea, todo lo demás es una distracción’. Así que eso es lo único que tengo que hacer».

Luego utiliza la misma plantilla para planificar su día a nivel microeconómico, hora por hora. «El solo hecho de escribir que pienso hacer ejercicio entre las 7 de la mañana y las 8 de la mañana hace que sea más probable que lo haga». El proceso de Martin también incluye lo que ella denomina «tareas del tamaño de un aperitivo», que son tareas que puede realizar entre reuniones, ya que solo requieren unos minutos, como hacer una llamada telefónica o responder a los correos electrónicos.

Consejo profesional: Tome el control de su día con una planificación meticulosa. Pruebe la plantilla del plan diario de Martin durante una semana. El momento ideal para llenarlo es al final de la jornada laboral, de modo que cualquier cosa que tenga que abordar mañana aún esté fresca en su mente.

3) Desarrolle diferentes rituales para diferentes tipos de trabajo.

Ser deliberado sobre el lugar desde el que trabaja es otra forma de añadir estructura a su día. Considere hacer lo que el profesor de la Universidad de Georgetown y autor de Trabajo profundo, Cal Newport sí, y vincula deliberadamente diferentes lugares con diferentes tipos de tareas.

«Cuando intento resolver una prueba teórica de informática, los rituales que utilizo casi siempre incluyen varias rutas de senderismo por mi ciudad», explicó Newport.

Pero cuando escriba, descubrirá que Newport aborda esto de una manera completamente diferente. «En mi casa, construí una mesa de biblioteca personalizada que recordaba a las mesas de la biblioteca de la universidad, donde trabajaba de estudiante. Tenía lámparas de biblioteca de latón junto a las estanterías de madera oscura. Cuando estoy ahí sentado a escribir, tengo una luz brillante que brilla justo en el escritorio y somos solo mi ordenador y yo».

Piense en las principales categorías de trabajo que realiza y comience a crear rituales en torno a ellas. Los rituales pueden incluir su ubicación física o la hora del día en la que completa una tarea determinada. Por ejemplo, puede que prefiera limpiar su bandeja de entrada mientras está sentado fuera en un porche soleado y que prefiera hacer sus llamadas de Zoom en la tranquilidad de su habitación.

Consejo profesional: Practique estos rituales durante al menos un par de semanas. Se necesita tiempo para entrar en un flujo, pero cuando lo haga, será más fácil y rápido cuanto más sea su consultorio. Su cerebro empezará a señales asociadas — como su entorno físico y la hora del día, con ciertos tipos de trabajo.

4) Evite que le reserven al 100%.

Es fácil suponer que las personas más productivas tienen reservas sólidas durante el 100% del día. Sin embargo, la mayoría de las personas con las que he hablado han dicho todo lo contrario.

Darren Murph, director de trabajo remoto de GitLab, la mayor empresa totalmente remota del mundo, me dijo que tener reservas el 100% del tiempo es un riesgo enorme.

«Si tiene todo el día ocupado con reuniones, no queda espacio alguno para que suceda la vida real. Si su hijo se golpea el dedo del pie, por ejemplo, y necesita abordarlo aunque sea durante ocho minutos del día, puede tener un impacto negativo catastrófico en su salud mental y en los horarios de otras personas», dijo Murph.

Cuando no tiene tiempo libre en su agenda, deja poco espacio para mantener conversaciones fortuitas o momentos de creatividad e inspiración.

Consejo profesional: Un día totalmente bloqueado puede darle una falsa sensación de productividad. Si su calendario parece lleno, programe deliberadamente la hora para no hacer nada. Puede utilizar este tiempo como tiempo de reserva para las cosas que se agotan o para las tareas inesperadas que surjan durante el día. O puede usarlo incluso para planificar la espontaneidad, momentos en los que surgen ideas inesperadas.

La productividad no se basa en el número de horas que trabaja ni en el número de tareas pendientes que puede tachar de su lista. Se trata de hacer lo que necesita para trabajar de manera eficiente y rápida. Y eso empieza con ser intencional con su día. No lo deje al azar: utilice los consejos de arriba para empezar.