Anote las reglas no escritas de su equipo

Kenny Williamson/Getty Images

Todos los lugares de trabajo tienen reglas no escritas. Si está haciendo una videollamada con 20 de sus colegas, ¿puede apagar la cámara? Cuando envía un correo electrónico a su jefe, ¿incluye un montón de emojis?

En momentos de estrés (es decir, ahora mismo), es una buena práctica anotar las normas culturales y emocionales tácitas que existen en su equipo o empresa. Puede que hayan cambiado desde que todos empezaron a trabajar desde casa, o quizás nunca hayan sido explícitos para todo el mundo. Puede que sepa que está bien dar un paseo a mitad del día para despejar la cabeza, pero puede que no sea tan obvio para sus colegas, especialmente si son nuevos empleados. Estas incertidumbres aparentemente pequeñas («¿Puedo salir para tomarme un breve descanso?») pueden convertirse en factores de estrés importantes. Combatirlos es crucial para ayudar a todos los miembros de su equipo a sentirse seguros y apoyados, especialmente en el clima actual.

En nuestro libro Sin resentimientos, una de nuestras sugerencias más populares es escribir una lista de «Está bien…». El escritor Giles Turnbull nos habló de la idea y quería recalcar a los nuevos empleados del Servicio Digital del Gobierno del Reino Unido que siempre está bien hacer cosas como pedir ayuda, cometer errores y tener días libres. Redactó una lista, pidió a sus colegas que añadieran otras ideas y, a continuación, diseñó pósters que colgó por toda su oficina. Su lista final incluía cosas como «Está bien…»:

• Diga que no entiende
• No lo sé todo
• Que tenga días tranquilos
• Pregunte por qué y por qué no
• Pida a la dirección que lo arregle

Listas como estas de permisos superficiales que ya existen en las culturas laborales, pero que no todo el mundo conoce o que la gente necesita recordar a menudo. Matt Reiter, director de World 50, una comunidad privada para ejecutivos de alto nivel, creó una lista con su equipo. «Estaba claro que las cosas habían cambiado desde que mi equipo empezó a trabajar desde casa, pero nadie las reconoció», dijo. «Hay cosas que sé que está bien hacer, pero ese conocimiento proviene de mi antigüedad y tiempo en la empresa. Si me parece bien tomarme un día de salud mental, también está bien para usted».

Incluso los recordatorios más simples pueden llevar a las personas a cambiar su comportamiento. Los investigadores de Google enviaron a los nuevos empleados un correo electrónico recordándoles que los mejores de la organización suelen «hacer preguntas, muchas preguntas». y «Solicitar comentarios de forma activa, no espere a que lleguen». El solo hecho de enumerar eso ayudó a los nuevos empleados a practicar y desarrollar esas habilidades, aumentar su productividad un 2%, lo que representa un aumento de unos 400 millones de dólares al año.

Dado que muchos de nosotros pasamos repentinamente al trabajo remoto a principios de este año, animamos a los equipos a que escriban listas específicas de «Está bien…» específicas para COVID. Puede incluir cosas como «Está bien…»:

• Apague el vídeo si necesita un descanso durante las llamadas más largas
• Cambie su horario más temprano o más tarde para cumplir con los compromisos familiares
• Haga que un niño o una mascota aparezcan en la pantalla de vídeo
• Bloquee en su calendario las horas de no reunión para centrarse en el trabajo

También hemos oído hablar de algunas organizaciones en EE. UU. que están creando listas específicas para las elecciones antes del 3 de noviembre que incluyen temas como «Está bien…», formar grupos de apoyo al debate, tomarse un día libre para votar o pedir ayuda para priorizar el trabajo si se siente abrumado.

Estas son algunas áreas que debe tener en cuenta al elaborar una lista para su equipo u organización:

Normas de comunicación digital

Participar en videollamadas consecutivas se está agotando. Sea explícito en cuanto a cuándo las personas pueden apagar sus cámaras y cuándo deben planear tenerlas encendidas. Por ejemplo, en grupos pequeños en los que se debate o se colabora mucho, puede ser importante que todos estén visibles. Sin embargo, en muchos lugares de trabajo, las videollamadas han pasado a ser las predeterminadas, incluso en las reuniones en las que basta con una llamada de teléfono o sin videollamada. O tal vez su equipo esté de acuerdo en que todos activen el vídeo durante los primeros 10 minutos de una llamada para establecer una conexión y, a continuación, estén de acuerdo en desactivarlo durante el resto de la reunión. Durante la pandemia, la organización de eventos empresariales PCMA creó un Lista de «Está bien…» para dar permiso a sus empleados para vestirse cómodamente y solicitar una llamada de voz en lugar de una videollamada.

También le recomendamos que piense si está bien… hacer que los niños se acerquen, abrir la puerta si llega un paquete o levantarse durante una reunión más larga para estirarse o tomar una copa. Todo esto puede aliviar la ansiedad e igualar las condiciones entre los empleados.

Apoyo emocional

Son tiempos difíciles. No siempre vamos a dar lo mejor de nosotros. Considere la posibilidad de tener un día libre o tomarse un descanso por la tarde. Beth Heltebridle, bibliotecaria de una sucursal de la biblioteca del condado de Frederick en Maryland, nos dijo que había hecho una lista con el equipo de liderazgo de su sucursal durante el cierre de la biblioteca debido a la Covid. Beth nos dijo: «Hemos compartido nuestra lista para levantar la moral en estos tiempos difíciles y la hemos estado enviando a nuevos empleados ahora que nos estamos incorporando de nuevo. Una de las cosas más difíciles es que nuestros días son muy diferentes y echamos de menos las interacciones con otros miembros del equipo. Es posible que algunas de estas «reglas no dichas» no se cumplan en nuestra situación actual, así que queríamos asegurarnos de decírselas a los nuevos miembros y recordar al resto del equipo que nuestra cultura no ha cambiado».

La lista de la biblioteca incluye artículos como está bien… no revisar su correo electrónico fuera del horario laboral, decir que sí cuando alguien se ofrece a servirle un café, pedir paciencia y hacer espacio para concentrarse.

Seguridad psicológica

Lo más probable es que los nuevos empleados sean los nuevos empleados para falta de sentido de pertenencia y seguridad psicológica. Por eso es especialmente importante hacer hincapié a los nuevos empleados en que está bien hacer muchas preguntas y no sentir que lo sabe todo una semana después de empezar su nuevo trabajo. Estar a distancia hace que sea más difícil obtener respuestas a preguntas pequeñas. Y dado el clima económico, muchas personas se sienten afortunadas de tener un trabajo o les aterroriza perder el suyo, lo que puede hacer que las personas se sientan especialmente reacias a la hora de hacerlo por miedo a parecer necesitadas, lentas o molestas.

Pero si las personas no hacen preguntas, o no hacen su trabajo tan bien como podrían hacerlo o gastan una valiosa capacidad intelectual en preocuparse por cómo se les percibe. Estas listas dan permiso a todos para hacer preguntas. Puede que incluso quiera incluir detalles, como que está bien… hacer preguntas, aunque le parezcan tontas, o hacer preguntas aclaratorias sobre las preguntas que ya ha hecho.

Estilos de trabajo

A menudo trabajamos con personas que tienen estilos de trabajo muy diferentes, como extrovertidos extremos, personas que toman decisiones cautelosas y personas que debaten con firmeza. Y, a menudo, los estilos de trabajo que más se normalizan en una organización son las personas en el poder o en la mayoría. Por ejemplo, si la mayoría de las personas son extrovertidas, especialmente los líderes, una organización puede organizar por defecto reuniones grandes y sesiones colaborativas.

Podría utilizar una lista de «está bien…» para que las personas con diferentes estilos de trabajo se sientan más cómodas, haciendo hincapié en que no tienen que adaptarse para pertenecer.

Por ejemplo, podría hacer que los introvertidos utilizaran la función de chat de una videollamada en lugar de dejar de silenciarse y hablar, o que pidieran más tiempo a la hora de tomar una decisión importante. Briley Noel Hutchison, directora de programas de Girl Scouts — Diamonds of Arkansas, Oklahoma y Texas, nos contó que su equipo de programa había conseguido ser directo, tener espacio para el silencio y hacer un seguimiento con la gente para ayudar a los proyectos a seguir por buen camino.

Como beneficio adicional, estas listas pueden convertirse en herramientas de contratación. Giles Turnbull nos contó: «Varias personas dijeron que habían solicitado empleo en el Servicio Digital del Gobierno como resultado directo de haber visto la entrada del blog sobre los pósters o de haber visto imágenes de los mismos en las redes sociales. La foto de un póster se convirtió en un poderoso recurso de contratación».

Hacer una lista es un ejercicio sencillo que tiene beneficios positivos para los empleados nuevos, titulares y futuros, y le permite reforzar su cultura incluso cuando la naturaleza del trabajo cambia.