Cómo (realmente) ahorrar tiempo cuando trabaja de forma remota

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Si bien el cambio generalizado al trabajo a distancia no ha estado exento de desafíos, sí que ofrece un resquicio de esperanza: para muchos de nosotros, los desplazamientos se han convertido en cosa del pasado. Solo en los Estados Unidos, eliminar los viajes diarios al trabajo ha salvado a los trabajadores 89 millones de horas cada semana, lo que equivale a ahorrar más de 44,5 millones de días de trabajo completos desde que comenzó la pandemia. Estas cifras sugieren que trabajar de forma remota podría ser un deus ex machina por recuperar uno de nuestros recursos más preciados y limitados: el tiempo.

Pero a pesar del enorme potencial de ahorro de tiempo, muchos se han esforzado por lograr todo lo que esperaban que la pandemia finalmente les diera tiempo: hornear masa madre, meditando, o escribir la próxima gran obra maestra literaria. Por el contrario, datos que recopilamos de 12 000 personas en EE. UU. y Europa durante la pandemia muestran que el tiempo adicional se dedica a menudo a trabajos improductivos y a actividades de ocio insatisfactorias. Tener más tiempo no significa necesariamente que lo usemos con prudencia. Entonces, ¿qué es lo que estamos haciendo mal?

Lección #1: ¿Trabaja desde casa o vive en el trabajo?

Sin una oficina a la que ir, la separación entre el trabajo y el hogar se hace tenue. Aunque las investigaciones muestran que las personas califica sus viajes al trabajo como una de las partes más estresantes e indeseables del día, no tener ningún viaje al trabajo también causa problemas.

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En un serie de estudios, descubrimos que estar de viaje puede ayudar a las personas a cambiar de marcha entre la casa y el trabajo, y que sin un viaje al trabajo, las personas luchan por separar su vida laboral y personal. En lugar de apagar el ordenador y hacer ruido en casa en un tren abarrotado a las 6 de la tarde, mucha gente trabaja más tarde que nunca, «solo un correo electrónico más» que se convierte en dos horas más encorvados sobre el portátil. Y ese tiempo de trabajo adicional no siempre se aprovecha bien.

En nuestros estudios, la gente informó que se quedó atrapada en más reuniones durante la pandemia que antes, que se dedicaba demasiado a «fijar la agenda», que no hacía suficiente colaboración creativa y que ocupaba su tiempo con más trabajo improductivo. En una ilustración perfecta de La ley de Parkinson, esa obra se amplía para cubrir el tiempo disponible para su finalización, la media 53 minutos al día las personas que se salvaban al no viajar al trabajo a menudo eran absorbidas inmediatamente por un trabajo adicional y menos productivo.

Lección #2: ¿Ahorrar tiempo o perderlo?

Cuando la gente conseguía ganar tiempo libre, a menudo no lo gastaba con prudencia: nuestras encuestas revelaron que las actividades que llamamos «ocio pasivo», como ver la televisión, aumentaron drásticamente, mientras que las actividades de «ocio activo», como el voluntariado o la socialización, se hicieron menos frecuentes. Si bien un poco de ocio pasivo es una forma saludable de relajarse, nuestra investigación sugiere que es mucho menos probable que el ocio activo promueva la felicidad.

Admito que la pandemia ha hecho que muchas actividades de ocio activo sean un desafío. Pero hemos visto muchas formas creativas de dedicarse al ocio activo siguiendo las normas de distanciamiento social, como Noches de juegos de Zoom y happy hours, inteligente deportes socialmente distantes, y voluntariado virtual.

En tiempos de crisis mundial, es saludable priorizar la relajación y es natural que tengamos dificultades para maximizar la productividad en el trabajo. Pero a medida que volvamos a la seminormalidad, ¿qué podemos hacer para asegurarnos de que utilizamos nuestro tiempo ahorrado en actividades importantes que nos hagan realmente felices?

A través de nuestra investigación, hemos encontrado varias estrategias que pueden ayudarlo a estructurar su jornada laboral para tener límites más claros y más tiempo para el ocio activo:

1. Cree su propio viaje al trabajo.

Para muchos de nosotros, ir al trabajo era cuando pasábamos al «modo trabajo». Pero esa transición no tiene por qué venir de un viaje físico al trabajo. Investigación muestra que la duración de viaje más deseada es de 16 minutos, así que cuando trabaje de forma remota, tómese ese tiempo para encontrar otra forma de pasar al modo de trabajo. (No nos referimos literalmente a fingir que está en el metro, ya que algunos Londinenses han empezado a hacer.)

En concreto, un estudio reciente de los nuestros reveló que los viajeros más felices son aquellos que utilizan sus desplazamientos para planificar sus jornadas de trabajo. Así que intente empezar su jornada de trabajo remoto dedicándose 15 minutos a planificar su día, ya sea en casa o con un breve paseo matutino. De hecho, caminar es una forma de ocio activo que es conocido por reducir el estrés, así que es una buena idea encontrar formas de construir deliberadamente algo para volver a su día.

2. Regálese un Feierabend.

En Alemania, el Feierabend es una celebración nocturna diaria que marca el momento en que no hay trabajo por un día, a menudo acompañada de una buena cerveza alemana. Ya sea que termine el día con una bebida, un aperitivo, vaya a correr o llame a un amigo, busque un ritual que pueda marcar el final de su jornada de trabajo y que le dé algo que esperar con ansias. Estas rutinas diarias lo ayudan a celebrar lo que ha logrado durante el día (en lugar de centrarse en lo que aún queda por hacer), dando vida significado y felicidad.

3. Centre su carga de trabajo en un «debe ganar» diario.

Si su lista de tareas pendientes se parece en algo a la nuestra, es siempre demasiado tiempo. Para evitar ahogarse en el trabajo, identifique un debe ganar para cada día, una cosa que tiene que lograr pase lo que pase, y luego perseguirla a todo vapor. Ante las constantes interrupciones de las plataformas de correo electrónico y mensajería, centrarse en su principal prioridad es un verdadero logro. Y si completa su debe ganar, investigación demuestra que la sensación de logro resultante es probable que tenga un impacto significativo en su felicidad.

4. Ponga «tiempo proactivo» en su calendario.

Proteja su calendario de las interminables reuniones de Zoom bloqueando el «tiempo profesional» o el tiempo reservado para el trabajo que es muy importante, pero no urgente. Nuestros estudios han descubierto que programar un bloque diario de tiempo profesional, en el que apague todas las distracciones y se centre en tareas específicas, ayuda a los empleados a sentirse más eficaces y menos abrumados. El tiempo puede impedir que se centre solo en la próxima fecha límite y se quede atascado con un trabajo menos significativo, lo que hace que sus días sean más productivos y menos estresantes.

5. Recuperar lo social en el distanciamiento social.

Las estrategias anteriores pueden ayudarlo a recuperar parte de su tiempo. Pero más tiempo en sí mismo no tiene sentido, lo que importa es lo que haga con él. ¿Utiliza su nuevo tiempo libre para conectarse con otras personas? ¿Para empezar a hacer ejercicio o ser voluntario? Al igual que programar tiempo profesional durante la jornada laboral, le recomendamos que sea proactivo a la hora de programar actividades de ocio activas después del trabajo.

No tiene por qué ser un gran compromiso. Las investigaciones sugieren que interacciones sociales breves e informales (ya sea en persona o digital), así como simplemente 10 o 20 minutos del ocio activo, aumenta el bienestar. No se trata de dedicar dos horas a socializar todos los días, sino de dedicar 20 minutos a ponerse al día con un amigo o a dar un paseo.

Incluso puede maximizar el ocio activo combinando el tiempo social con otras actividades, como hacer ejercicio con un amigo. Así puede matar dos pájaros de un tiro; además, involucrar a otros en sus objetivos hace que sea más fácil cumplirlos.

Además, intente incluir las oportunidades sociales en el flujo de su jornada laboral normal. Por ejemplo, estudia demostrar que usar el tiempo de viaje para conectarse con otras personas, incluso con extraños en un tren, promueve la felicidad. Para replicar esto mientras trabaja de forma remota, quizás parte de su rutina al final del día pueda ser una charla con un familiar o un amigo.

6. Realice experimentos de gestión del tiempo.

Hoy, todos formamos parte de un gran experimento sobre cómo utilizamos nuestro tiempo. Pero incluso después de que se levanten las restricciones pandémicas, es una buena idea seguir probando nuevos planes de gestión del tiempo para ver qué es lo que mejor le funciona.

Por ejemplo, en la Universidad de Zúrich, nuestro equipo inventó una «semana de 3 a 2» que nos da un buen equilibrio: cada semana pasamos tres días en la oficina (sí, creemos que el tiempo de viaje vale la pena por la cordialidad que solo la oficina puede permitirse), dos días trabajando desde casa y dos días dedicados a la familia y los amigos. Experimente estructurando sus días y semanas de diferentes maneras para ver qué es lo que le parece mejor, durante la pandemia y más allá.

En todo el mundo, pasar al trabajo a distancia podría ahorrar miles de millones de horas, pero depende de nosotros dedicarlo bien. Ahora es el momento de tomar decisiones bien pensadas sobre la forma en que remodelamos el trabajo para conseguir más de lo que más nos apetece: tiempo.

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