Why It’s Time to Kill Legalese

¿Cómo se llama un contrato denso y demasiado largo que está cargado de jerga legal y es prácticamente imposible de entender para una persona que no es abogado? El status quo. En su mayor parte, los contratos que se utilizan en los negocios son largos, están mal estructurados y están llenos de un lenguaje innecesario e incomprensible.

¿Hay alguna razón práctica para ello? ¿Son necesarias páginas de definiciones, palabras como «hasta ahora», «indemnización», «orden judicial» y «fuerza mayor»; y frases como «sin perjuicio de cualquier disposición en contrario en el presente documento», «sujeto a lo anterior» y «incluso, pero no limitado a», para que un acuerdo sea aplicable? ¿Hay algún valor contradictorio en un inútil lenguaje repetitivo? ¿Realmente un contrato necesita cadenas de sinónimos de 15 palabras; oraciones en mayúsculas, en cursiva y en negrita que ocupen varias páginas; oraciones incómodas que contengan numerosos puntos y comas; y una gramática anticuada para ser digno de firma? En mi opinión, la respuesta es un no rotundo.

La negociación de un contrato no debería tardar incontables horas. Los líderes empresariales no deberían tener que llamar a un abogado para que interprete un acuerdo que se espera que administren. Deberíamos vivir en un mundo en el que los contratos estén redactados en un lenguaje accesible, en el que los posibles socios comerciales puedan sentarse a comer sin sus abogados y leer, entender de verdad y sentirse cómodos firmando un contrato. Un mundo en el que las disputas causadas por la ambigüedad desaparezcan.

Eso puede parecer exagerado. Sin embargo, creo que sí es posible, como ha demostrado un esfuerzo de más de tres años para promover contratos en lenguaje sencillo en el negocio de servicios digitales de GE Aviation. Desde que se inició esta iniciativa, en 2014, esa unidad ha firmado más de 100 contratos de este tipo. Esos acuerdos tardaron un 60% menos de tiempo en negociarse que sus versiones anteriores cargadas de legalización. Algunos clientes incluso han firmado contratos en lenguaje sencillo sin un solo cambio. Los comentarios de los clientes han sido positivos en todo el mundo y no ha habido ni una sola disputa con un cliente por la redacción de un contrato en lenguaje sencillo.

Para que quede claro, no me refiero a acuerdos «simplificados» con menos palabras, mejores encabezados y fuentes más limpias. Me refiero a un contrato que un estudiante de instituto podría entender sin contexto ni explicación. Como ha dicho Robert Eagleson, un estudioso del tema: El lenguaje sencillo «permite que el mensaje llegue con la mayor facilidad».

La contratación en lenguaje sencillo no es una idea nueva. Es un movimiento que comenzó hace muchos años y, quizás sorprendentemente, que hizo avances iniciales en el gobierno de los Estados Unidos. En 1972, el presidente Nixon ordenó que se utilizaran «términos profanos» en el Registro Federal. Seis años después, el presidente Carter emitió una orden ejecutiva en la que se estipulaba que las normas gubernamentales debían «ser lo más simples y claras posible». La administración Clinton fue un poco más allá en 1998 al obligar expresamente a las agencias federales a utilizar un inglés sencillo. Ese mismo año, la Comisión de Bolsa y Valores de los Estados Unidos publicó Un manual en inglés sencillo para personas que redactan documentos de divulgación de seguridad. Se sigue utilizando hoy en día. En 2010, el Congreso de los Estados Unidos aprobó y el presidente Obama firmó la Ley de Escritura Simple, cuyo propósito declarado era «promover una comunicación gubernamental clara que el público pueda entender y utilizar». Como señaló el administrador de la Oficina de Información y Asuntos Regulatorios de Obama, «Un lenguaje sencillo puede marcar una enorme diferencia», ya que ahorra dinero y hace que «sea mucho más fácil para las personas entender lo que se les pide que hagan». La agencia, que era responsable de administrar la ley, publicó una guía en lenguaje sencillo que sigue en vigor.

En el sector privado, el lenguaje sencillo ha ahorrado tiempo y dinero a muchas organizaciones. En su libro Escribir por dólares, escribir por favor: argumentos a favor del lenguaje sencillo en los negocios, el gobierno y la ley, Joseph Kimble cita varios de ellos. Después de que la Clínica de Cleveland simplificara sus estados de facturación en 2008, por ejemplo, experimentó un aumento significativo en los pagos de los pacientes y pudo recuperar 1 millón de dólares adicionales al mes. Y después de que Sabre Travel introdujera unas directrices redactadas sin rodeos para ayudar a los clientes a instalar su sistema computarizado de información de vuelos, las llamadas anuales al servicio de asistencia de Sabre cayeron un 70%, lo que supuso un ahorro de más de 2,4 millones de dólares. Sin embargo, a pesar de esos éxitos, el lenguaje sencillo ha tardado en hacerse popular en el mundo empresarial.

El desafío empresarial

En 2013 me nombraron consejero general de la unidad de servicios digitales de GE Aviation. Fui responsable de gestionar, con la ayuda de otros miembros del departamento legal de Aviación, la actividad legal de la unidad, incluida la contratación. Poco antes de que asumiera este cargo, GE Aviation había consolidado tres negocios distintos de servicios digitales que había adquirido, todos los cuales realizaban análisis de datos para identificar formas de optimizar las operaciones de los clientes. Los líderes nombrados para dirigir la empresa recién fusionada estaban intentando hacerla crecer y formaron un equipo para hacerlo realidad.

La rapidez de comercialización era clave. La estrategia empresarial del equipo era sólida, pero cuando los miembros empezaron a ejecutarla, se encontraron con un obstáculo: la complejidad de los contratos hacía que las negociaciones se prolongaran durante meses, lo que frustraba a los posibles clientes. En lugar de buscar nuevas oportunidades, captar nuevos negocios y ofrecer soluciones digitales de primera clase, el equipo de ventas dedicaba la mayor parte del tiempo a debatir un arcaico lenguaje contractual.

A pesar de que las tres empresas vendían servicios muy similares, todas tenían sus propios contratos, un legado de sus días anteriores a GE. Había siete contratos en total. Tenían una longitud media de 25 páginas; la más larga era de 54 páginas. Incluyeron extensos considerandos (que explican las razones —a veces con detalles insoportables e innecesarios— por los que las partes firman el contrato) y definiciones extensas. Un contrato contenía 33 definiciones que abarcaban dos páginas. Cada contrato tenía una estructura única y utilizaba un lenguaje distinto. Estos documentos solo tenían una cosa en común: ninguno de ellos utilizaba un lenguaje sencillo; la jerga legal y la complejidad los impregnaban todos.

Me daba vueltas la cabeza cuando leía cada acuerdo. Me sentí como un desconcertado Dilbert personaje de dibujos animados: ¿Estaba consultando un contrato o un libro de texto sobre física cuántica?

La solución

El equipo legal que apoyaba a la empresa recién creada se dio cuenta de que tenía que actuar. El equipo propuso convertir los siete formatos de contrato en un solo contrato en lenguaje sencillo.

Los miembros del equipo describieron su visión a los líderes del negocio de los servicios digitales en negrita: si un estudiante de instituto no puede entender todo el contrato, no basta. Pero el contrato también debe proteger los intereses de GE, dijeron. La transformación sin las salvaguardias adecuadas no era aceptable, aunque redujera el tiempo dedicado a las negociaciones.

Los líderes de la unidad de negocio aceptaron la idea sin dudarlo. De hecho, lo adoptaron con ahínco, dedicaron recursos al proyecto y dejaron claro que consideraban vital la creación de un contrato fácil de entender.

Como primer paso, el equipo legal organizó una reunión de varios días fuera de las instalaciones con el recién creado equipo de lenguaje sencillo, un grupo que incluía a personas de ventas, ingeniería y soporte de productos, así como del departamento legal. El objetivo era doble: (1) comprender en profundidad los servicios ofrecidos y (2) identificar sus riesgos operativos. El equipo legal sabía que a menudo se hacían suposiciones sobre qué incluir en los contratos sin detenerse nunca a preguntarse si los servicios cubiertos justificaban esos pasajes. Así que, para evitar textos innecesarios en el nuevo contrato, el equipo, que habla sin rodeos, decidió deliberadamente posponer la redacción para otro día.

La visita fuera de las instalaciones fue un éxito; el equipo, que hablaba sin rodeos, se fue con una visión profunda de las ofertas y los riesgos operativos asociados. Luego, el equipo legal empezó a redactar el contrato, empezando de cero. Sin plantillas. Sin cláusulas «modelo». Sin uso ni referencia a los contratos existentes. Empezamos a escribir en una hoja de papel en blanco y centrarnos únicamente en los servicios cubiertos y los riesgos que habíamos identificado. Durante todo el proceso, hicimos nuestra prueba de fuego: ¿Puede entender esto un estudiante de instituto?

Antes y después

En el marco de la iniciativa en lenguaje sencillo de la unidad de servicios digitales de GE Aviation, la cláusula de limitación de responsabilidad de un contrato se simplificó drásticamente:

Antes

BAJO NINGUNA CIRCUNSTANCIA LA EMPRESA TENDRÁ RESPONSABILIDAD ALGUNA, YA SEA POR CONTRATO, AGRAVIO (INCLUIDA LA NEGLIGENCIA), RESPONSABILIDAD OBJETIVA, OTRA TEORÍA LEGAL O INCUMPLIMIENTO DE LA GARANTÍA POR: (i) CUALQUIER PÉRDIDA O REEMPLAZO DE ARCHIVOS DE DATOS PERDIDOS O DAÑADOS; (iii) DAÑOS CONSECUENTES, ESPECIALES, PUNITIVOS, INCIDENTALES O INDIRECTOS QUE SURJAN DE ESTE ACUERDO, LA ENTREGA, EL USO, EL SOPORTE, EL FUNCIONAMIENTO O EL FALLO DEL SISTEMA; O (iv) DAÑOS CONSECUENTES, ESPECIALES, PUNITIVOS, INCIDENTALES O INDIRECTOS QUE SE DERIVEN DE LA INEXACTITUD O LA PÉRDIDA DE CUALQUIER DATO GENERADO POR EL SISTEMA; INCLUSO SI LA EMPRESA HA SIDO INFORMADA DE LA POSIBILIDAD DE TALES DAÑOS, SIEMPRE QUE LA ANTERIOR EXENCIÓN DE RESPONSABILIDAD EN LA SUBSECCIÓN (iii) ANTERIOR NO SE APLIQUE EN LA MEDIDA EN QUE DICHOS DAÑOS SE BASEN EN EL USO DEL SISTEMA Y SE DEBAN A UNA MALA CONDUCTA O NEGLIGENCIA GRAVE POR PARTE DE AUSTIN QUE DÉ LUGAR A UNA INFRACCIÓN DE LA SECCIÓN 6 DEL PRESENTE DOCUMENTO.

Después

Su obligación total de compensación y la nuestra en virtud de este contrato no puede superar el veinticinco por ciento del importe que FES le haya facturado en los últimos doce meses por el servicio aplicable, y ninguno de los dos tiene ninguna compensación, contribución u otra obligación por pérdidas consecuentes, punitivas, incidentales, indirectas o ejemplares (incluidas, entre otras, la pérdida de beneficios o ingresos, los costes de capital, los costes de sustitución y el aumento de los costes operativos).

Nota El nombre de la firma cambió de Austin a FES en el ínterin.

Desaprender a escribir como un abogado fue más difícil de lo que esperábamos. Se tardó más de un mes en producir el primer borrador. La versión inicial tenía solo cinco páginas, significativamente más corta que los contratos existentes. Y lo que es más importante, era un documento claro y comprensible. No contenía ni un solo «hasta ahora», «mientras» o «inmediatamente». No había considerandos introductorios ni jerga legal superfluos. Los conceptos legales que históricamente se habían complicado en los contratos se explicaban en términos sencillos. Las frases eran cortas y se escribían con la voz activa. Eliminamos todas las definiciones. El borrador inicial era realmente un marcado alejamiento de la norma. Tras leerlo, un abogado de GE Aviation comentó: «Es un poco discordante porque es muy fácil de usar y está escrito de forma sencilla». No fue la única en su reacción. Todos los que lo leyeron —abogados y no abogados por igual— se sorprendieron de su sencillez.

El equipo legal pidió entonces al bufete de abogados externo Weil, Gotshal & Manges que examinara el contrato. La firma reunió un equipo de abogados con experiencia en una variedad de áreas, incluidas la contratación comercial, la propiedad intelectual, los litigios y la resolución alternativa de disputas. La investigación duró aproximadamente tres semanas y Weil demostró ser un gran socio en todo momento. Con el objetivo de garantizar que el contrato final protegiera adecuadamente los intereses de GE, el equipo de Weil desafiaba rutinariamente a nuestro equipo legal interno.

La investigación de antecedentes dio lugar a mejoras, pero la nueva versión se mantuvo fiel a nuestro compromiso con un lenguaje sencillo. A continuación, el equipo legal de servicios digitales revisó el contrato con varios otros abogados de GE que tenían experiencia en contratación comercial. Esto produjo otro borrador. Una vez más, no comprometió el compromiso con un lenguaje sencillo.

El resultado

A continuación, se presentó el contrato a los líderes del negocio de los servicios digitales. Tuvo buena acogida, por decir lo menos. El director de ventas de la época lo describió como «un verdadero cambio de paradigma en los contratos y el lenguaje». De hecho, lo fue.

Por ejemplo, la cláusula de cumplimiento de la ley ahora dice: «Durante la vigencia del contrato, cumpliremos con todas nuestras obligaciones legales». Una frase que contiene 13 palabras muy comprensibles. La versión anterior de esa cláusula consistía en cinco subsecciones distintas, nueve frases, 417 palabras y (lo crea o no) una referencia al presidente de los Estados Unidos.

La cláusula de limitación de responsabilidad pasó de tener más de 140 palabras en mayúscula a solo 66 palabras de texto normal. La cláusula de indemnización es ahora una frase que contiene 41 palabras, en vez de más de 150. La palabra «indemnización» —que en sí misma es legal— ni siquiera se utiliza.

Antes y después

Se revisó el texto de la cláusula de indemnización de un contrato de servicios para que fuera más claro y conciso:

Antes

El Cliente indemnizará, defenderá y eximirá a la Compañía de toda reclamación, demanda, acción, responsabilidad, daño y coste, incluidos los honorarios de abogados y las costas judiciales razonables, en que incurra la Compañía como consecuencia de (a) cualquier infracción real o supuesta de cualquier patente estadounidense, derechos de autor u otro derecho de propiedad intelectual de un tercero, atribuible al uso por parte del Cliente del Sistema licenciado con otro software, hardware o configuración no proporcionado por la Compañía o especificado en el anexo D.3, (b) cualquier dato, información, tecnología, sistema u otra información confidencial divulgada o puesta a disposición por el Cliente a la Compañía en virtud del presente Acuerdo, (c) el uso, la operación, el mantenimiento, la reparación, la seguridad, el cumplimiento normativo o el rendimiento de cualquier aeronave que sea propiedad, arrendada, operada o mantenida por el Cliente de (d) cualquier uso, por parte del Cliente o por un tercero a quien el Cliente haya proporcionado la información, los datos de vuelo del Cliente, el Sistema o la información generada por el Sistema.

Después

Si un árbitro determina que se ha incumplido este contrato y que se han sufrido pérdidas a causa de ese incumplimiento, la parte infractora compensará a la parte no incumplidora por dichas pérdidas o proporcionará las soluciones especificadas en la sección 8 en caso de incumplimiento de la sección 8.

Ahora nos enfrentamos a la prueba más importante. ¿El nuevo contrato afectaría a la duración de las negociaciones? ¿Los clientes —algunos de los cuales utilizaban contratos complejos ellos mismos— aceptarían algo tan radicalmente diferente? ¿El aspecto discordante del nuevo contrato aumentaría, en lugar de disminuir, el tiempo de negociación?

Los resultados hablan por sí solos. El lenguaje sencillo ha ahorrado a la empresa de servicios digitales de GE Aviation importantes cantidades de tiempo y dinero. Y a los clientes les encanta. Un cliente nos dijo: «El contrato funcionó muy bien; prefiero un enfoque más simplista y los contratos se redacten de una manera que pueda entender». Otro dijo: «Era razonable trabajar con el acuerdo, como ha visto en nuestras extremadamente limitadas líneas rojas necesarias para su ejecución».

El nuevo contrato no contenía ni un solo «hasta ahora», «mientras» o «inmediatamente».

Nick Brodribb, asesor legal de Qantas Airways, comentó: «Los abogados australianos llevan mucho tiempo lidiando con un lenguaje turgente y redundante que se incluye en los contratos legales estadounidenses. El impulso hacia el inglés sencillo que hemos visto en GE, junto con compañías como Airbnb, nos da grandes esperanzas para el futuro. El lenguaje sencillo debería ahorrar tiempo en la parte inicial de la transacción, lo que permitiría a la empresa entrar en el proyecto rápidamente, gestionarlo con más facilidad y, potencialmente, resolver las disputas antes».

La contratación en lenguaje sencillo está empezando a extenderse dentro de GE. GE Healthcare ha lanzado una iniciativa en lenguaje sencillo. La empresa de fabricación aditiva de GE firmó su primer contrato en lenguaje sencillo en 2017; la respuesta inicial de los clientes ha sido positiva y el consejero general y los líderes empresariales de la unidad se comprometen a hacer del lenguaje sencillo el enfoque estándar.

Las lecciones

Espero que nuestra historia lo convenza de las ventajas de pasar a una contratación en lenguaje sencillo. Para aquellos que decidan hacerlo, he aquí algunas lecciones importantes que hemos aprendido:

Tenga paciencia.

La contratación compleja ha estado con nosotros durante cientos de años. No apresure el proceso. Como dice el refrán, es difícil dejar los viejos hábitos.

Sea inteligente.

Obtenga todo lo que pueda sobre los productos o servicios que cubrirá el contrato. Si las personas que venden el producto o servicio saben más sobre él que usted, aprenda de ellas y hágalo antes de empezar a redactar. A continuación, deje que el producto o servicio y los riesgos asociados determinen el contenido del documento. El hecho de que siempre haya visto una cláusula determinada en un contrato no significa que tenga que estar en el suyo.

Mida su velocidad.

Un contrato de una página o un contrato que tenga menos de x palabras tiene un verdadero atractivo. Pero la verdad es que menos páginas y palabras no necesariamente hacen que el contrato sea más comprensible. El recuento de páginas y palabras debería disminuir, pero la velocidad debería ser la prioridad. Si el tiempo de negociación sigue siendo el mismo o aumenta, a nadie le importará la duración del acuerdo. Una métrica del tiempo de negociación lo obliga a centrarse en lo que realmente importa: la comprensibilidad. El examen de «estudiante de instituto» nos resultó inestimable a la hora de perseguir ese objetivo. La idea es facilitar la experiencia de contratación para su cliente, porque, al fin y al cabo, los clientes determinan su éxito.

Sea persistente.

Es difícil discutir el concepto de contratos en lenguaje sencillo y las ventajas que se derivan de ellos. Todas las empresas quieren acuerdos legales que sean fáciles de entender. Todas las empresas quieren dedicar menos tiempo a negociar y más tiempo a complacer al cliente. Todas las empresas quieren dedicar menos tiempo a administrar sus contratos y más tiempo a innovar. Pero cambiar en cualquier empresa es difícil y un cambio radical, que es este, es casi imposible. Crear una plantilla sólida para contratos en lenguaje sencillo consume tiempo, consume recursos y, dados los hábitos que se han ido formando a lo largo de los años, pone a prueba a su organización intelectualmente. Sin un poco de determinación y perseverancia a la antigua usanza, su iniciativa en lenguaje sencillo fracasará.

La contratación en lenguaje sencillo requiere coraje y compromiso. Hay que ponerse en el lugar del cliente. Y se necesita paciencia. Al final, vale la pena el esfuerzo.