Las reuniones serían más rápidas si la gente se tomara el tiempo de escuchar

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Hace varios meses, una directora ejecutiva a la que llamaré Elana, que es sorda, se puso en contacto conmigo para que lo entrenara. Mientras analizábamos sus habilidades de liderazgo y su panorama político organizacional, me di cuenta rápidamente de que era una oyente fantástica. Como persona sorda, Elana es más intencional con la forma en que escucha. En nuestras reuniones, Elana y yo hablamos a un ritmo más lento. Elana no interrumpe y hago una pausa cada vez que veo que Elana toma notas para que tenga la oportunidad de leerme los labios. Tendemos a tener menos confusión porque Elana se apresura a pedir una aclaración si no entiende una palabra.

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A pesar de la lentitud, nuestras conversaciones abarcan más temas que en una sesión de entrenamiento normal, porque ella y yo recordamos nuestras conversaciones con más claridad y evitamos hacer resúmenes prolongados. Llegamos al meollo de un tema más rápido. Ir más despacio para escuchar mejor no solo nos permite terminar nuestras reuniones más rápido, sino que también hace que la próxima reunión sea más eficaz.

Mientras trabajábamos juntos este año, me di cuenta de que los puntos fuertes de Elana para escuchar y comunicar en las reuniones individuales son habilidades que la mayoría de los líderes necesitan, muchos líderes creen que tienen, pero ninguno practica tan bien como Elana. Para escuchar tan despacio y con atención como ella, considere este proceso de cuatro pasos que cualquier persona, sorda o oyente, puede utilizar:

1. Entiende lo que se dice. Preste toda su atención a su homólogo y digiera realmente lo que tiene que decir. «Para ello tengo que estar totalmente presente», dice Elana. «Nunca puedo realizar múltiples tareas durante una conversación». Esto no significa que Elana no tenga la capacidad de realizar múltiples tareas. Simplemente decide no hacerlo durante una discusión para centrarse en los labios del orador o en la lengua de signos del intérprete. ¿Cuánto más entendería de lo que se dice en una reunión si se centrara exclusivamente en la conversación? Puede hacerlo más fácilmente dejando sus dispositivos fuera de la mesa y tomando notas de margen en reuniones. Este tipo de toma de notas le permite prestar atención al orador y aparcar temporalmente sus propias ideas que pueden interferir con su escucha.

 2.  Interprete lo que se ha dicho. Una vez que haya oído a alguien hablar, ponga sus palabras en contexto. ¿Qué significa esto, según el propósito de su debate, lo que más le importa al orador o lo que se ha dicho antes? Por ejemplo, si su subordinado directo solicita más recursos, puede interpretar que el proyecto va bien y los clientes exigen más funciones, o que el proyecto va mal y los miembros del equipo no planifican bien. Todo depende del contexto. Utilice lo que sabe para interpretar lo que intentan decirle y pregunte si necesita más información.

3. Compruebe lo que se ha dicho. No dé por sentado que lo entiende; confirme lo que se ha dicho. Esto puede ser tan simple como parafrasear lo que cree haber oído. Por ejemplo, «Para asegurarnos de haber captado sus puntos clave, he oído que el entusiasmo de los clientes desde nuestra última campaña de marketing ha aumentado. También le gustaría ofrecer tres nuevas funciones clave en nuestro próximo lanzamiento para que necesite más personal. ¿Lo he entendido bien?» Esto le ayuda a captar la totalidad de lo que se ha dicho y aclarará cualquier punto que se haya malinterpretado.

4. Tenga en cuenta cómo se relaciona su punto de vista con lo que se ha dicho. Este es el paso clave que muchas personas se saltan. Muchas veces, lo que más se interpone en nuestra forma de escuchar es esperar a que intervenga nuestro propio punto de vista. En cambio, deje que otros puntos de vista den forma a su perspectiva. «Tengo que pensar en cómo mi forma de pensar se cruza con lo que acabo de escuchar», dice Elana. Su opinión se basa entonces en lo que han dicho otros y le permite basarse en las ideas de los demás. En lugar de lanzar apresuradamente un contraargumento, considere cómo se relacionan sus puntos con lo que se acaba de decir y con cualquier otra investigación que pueda haber salido a la luz en la reunión. Su objetivo es que su respuesta se base en lo que se ha dicho, de modo que se convierta en un debate más completo.

Este proceso de cuatro pasos para escuchar puede parecer antinatural cuando se pone en práctica por primera vez. Sus colegas pueden considerarlo de forma extraña si es alguien que normalmente sigue adelante con su agenda. Y puede que se sienta tentado a incluir sus propias opiniones en lugar de escuchar, interpretar, verificar y tener en cuenta de verdad los puntos de intersección. Sin embargo, con la práctica, escuchar despacio reducirá las interferencias y los conflictos innecesarios y aumentará la claridad, lo que le dará una ventaja para ir más rápido en su próxima reunión.