Una lista de verificación para planificar su próxima gran reunión

En teoría, todo el mundo entiende que la preparación puede hacer triunfar o deshacer una reunión importante. Cuanto más trabajo haga antes de entrar en la sala, más productivo y eficiente será. Pero, ¿quién tiene tiempo para prepararse adecuadamente? Nuestra lista de verificación hace que la preparación de la reunión sea rápida y fácil. Asegúrese de imprimirla o guardarla para más adelante. Cada paso se describe con más detalle a continuación. El uso de la lista de verificación y los principios en los que se basa garantizará que ha cubierto todas sus bases y no le hará perder el tiempo a nadie (incluido el suyo).

Identifique el propósito de la reunión

¿Necesita tomar una decisión, resolver un problema, reunir a las tropas o informar a su equipo sobre una nueva iniciativa? Aclarar el propósito de su reunión es el primer y más importante paso de planificación, ya que impulsará todos los demás elementos de su preparación.

Asegúrese de que en serio necesita una reunión

No se amontone otro reunión sin pensar primero en otras formas de lograr su objetivo. Es mejor no reunirse si:

• no tiene tiempo para prepararse
• otro método de comunicación funcionaría igual de bien
• se trata de un tema delicado o de un asunto personal que sería mejor tratar uno a uno
• necesita solicitar la opinión de varias personas

Desarrollar un orden del día preliminar

Diseñe una secuencia para la reunión. Planifique tiempo para una breve introducción que dé contexto y para un debate sobre los próximos pasos al final. Decida cuánto tiempo dedicar a cada artículo y qué pedido tiene sentido. Cuanto más larga sea la reunión, más difícil será para la gente mantenerse concentrada, así que es prudente subestimar lo que su grupo puede cubrir en el tiempo asignado.

Lectura adicional

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  Dirigir reuniones (serie Manager de 20 minutos)

  Gestión de personas Libro

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Seleccione a los participantes correctos

Considere quién puede ayudarlo a lograr su objetivo y quién se verá afectado por el resultado de la reunión. Identifique a los principales responsables de la toma de decisiones, a las personas que conocen (o tienen interés en) el tema en cuestión, a las que necesitan estar informadas para hacer su trabajo y a cualquier persona que deba aplicar las decisiones tomadas. ¿Qué pasa con la talla? Mantenga las reuniones de resolución de problemas pequeñas (alrededor de 8 personas). Incluir a más personas para hacer una lluvia de ideas (hasta 18). Si está proporcionando actualizaciones o reuniendo a las tropas, sea tan inclusivo como quiera. Pero recuerde: el tiempo es dinero. Sea consciente de la efectos dominó su reunión puede tener lugar en horario de personas de toda la organización y solo invitar a quienes tienen que estar allí.

Asignar funciones a los participantes

Dar a los participantes un papel específico que desempeñar puede aumentar la concentración y la participación. Considere las siguientes funciones:

• UN facilitador guía el debate, asegurándose de que se planteen todas las versiones del tema (este es un buen trabajo para alguien que está desarrollando sus habilidades de liderazgo y practicando la neutralidad).
• UN escriba captura las ideas y decisiones clave y distribuye notas (esto da a los tímidos una forma de participar).
• UN cronometrador ayuda a que el debate avance de manera eficiente.
• UN colaborador mantiene la discusión animada y encarrilada.
• Un experto comparte conocimientos sobre temas particulares. Una ventaja: puede pedirle a un experto que asista solo a una parte de la reunión, centrando su contribución.

Decidir dónde y cuándo celebrar la reunión y confirmar la disponibilidad del espacio

El espacio para reuniones ayuda a marcar la pauta. ¿Quiere que su reunión sea informal e íntima? Elija una habitación pequeña y coloque las sillas en círculo. ¿Formal y riguroso? Probablemente lo mejor sea una sala de conferencias. ¿Los participantes asistirán virtualmente? Asegúrese de que su equipo permita que todos escuchen, participen o vean a las personas en la sala (si utiliza la videoconferencia).

Envíe la invitación y el orden del día preliminar a los principales participantes y partes interesadas

Asegúrese de que los asistentes conocen el propósito de la reunión. Considere enviar una invitación personal además de una invitación de calendario (o charlar en persona con el invitado) si existe la posibilidad de que la invitación pase desapercibida o si quiere asegurarse de que asistirá un participante clave.

Envíe cualquier informe, lectura previa o solicitud de material que los participantes puedan necesitar preparación

Envíe cualquier lectura previa uno o dos días antes de la reunión y deje claro que se espera que los participantes revisen el material antes de llegar. Además, prepárese para destacar las principales conclusiones de la lectura para aquellos que no han tenido tiempo de cumplirlas.

Identifique el proceso de toma de decisiones que se utilizará en la reunión

Elija un método de toma de decisiones con antelación para asegurarse de que sale de la reunión con un resultado claro.

• Voto mayoritario permite que se escuchen todas las voces y, en general, se considera justa, pero tenga en cuenta que puede resultar difícil para algunos declarar su opinión públicamente.
• Consenso grupal permite a los participantes compartir sus conocimientos y aumenta las posibilidades de aceptación de todas las partes.
• La elección del líder suele ser el enfoque más rápido, por lo que es más apropiado en una crisis. El riesgo es que algunas ideas no se escuchen. Como resultado, puede que tenga que esforzarse más para que los escépticos se unan, especialmente durante la implementación.

Identificar, organizar y probar cualquier equipo necesario

Decida si va a utilizar herramientas de colaboración o productividad (como GoogleDocs, un servicio de pantalla compartida o un dispositivo de grabación de audio) durante la reunión. Confirme y compruebe la sala de reuniones y configure o pruebe el equipo necesario con antelación. Este paso parece una obviedad, pero a veces es difícil sacar tiempo para los detalles logísticos y no querrá desperdiciar ninguna de sus reuniones cuidadosamente planificadas solucionando problemas tecnológicos. Si tiene problemas, pida ayuda a un colega que haya utilizado el equipo anteriormente (o contrate a un representante de servicios de TI).

Finalizar el orden del día y distribuirlo entre todos los participantes

Si el orden del día ha cambiado, distribuya la versión final a los participantes. Asegúrese de que está preparado para dirigir el debate para cada punto del orden del día o de haber asignado los temas a los asistentes correspondientes.

Haga un seguimiento con los invitados en persona, si procede

Póngase en contacto con las personas que no han respondido a su invitación o que necesitan estar en la sala para que la reunión sea productiva. Si ha asignado funciones, compruebe que los asistentes entienden los papeles que interpretarán.

Prepárese

¿Ha redactado y practicado su presentación, ha impreso los folletos y se ha ocupado de algún otro detalle de última hora? Hacer todo lo posible para prepararse aumentará su confianza y lo preparará para una reunión exitosa.

Este artículo ha sido adaptado de Dirigir reuniones (serie Manager de 20 minutos).