Deje de usar su bandeja de entrada como lista de tareas pendientes

¿Deja los correos electrónicos en su bandeja de entrada para recordar leerlos o abordarlos? Si es así, utiliza el correo electrónico para gestionar sus tareas y, de hecho, son dos cosas muy diferentes. El uso de un administrador de tareas diferente, que esté estrechamente relacionado con el correo electrónico, puede ayudarle a dedicar menos tiempo a revisar la bandeja de entrada y más tiempo a realizar su trabajo más importante.

¿Por qué necesita separar estas actividades? Si combina el correo electrónico y la gestión de tareas, la tarea de simplemente comunicarse (leer y responder a sus mensajes) se ve empantanada por todos los correos electrónicos que deja en su bandeja de entrada, simplemente para que no se olvide de dirigirlos. (¡Y probablemente haya algunos recordatorios de tareas pendientes que se ha enviado a sí mismo!) Este enfoque también dificulta la gestión de su lista de tareas pendientes: cuando necesita identificar rápidamente la tarea correcta para la siguiente, nada lo ralentiza más que sumergirse en su bandeja de entrada para revisar los mensajes antiguos.

La razón por la que muchos de nosotros caemos en la trampa de combinar el correo electrónico y la gestión de tareas es que el correo electrónico es inseparable de gran parte de lo que hacemos en el trabajo y en la vida: muchas de nuestras tareas llegan en forma de mensajes de correo electrónico y muchas otras tareas requieren leer o enviar correos electrónicos como parte de la realización de ese trabajo.

Por suerte, hay muchos gestores de tareas fantásticos que reconocen la inextricabilidad del correo electrónico y la gestión de tareas sin agruparlos. Los mejores gestores de tareas no solo le proporcionan un único lugar para capturar las tareas que tiene que realizar, sino que también le facilitan la adición de tareas por correo electrónico. Pero a diferencia del correo electrónico, también pueden hacer un seguimiento de cosas como lo que está completo o incompleto, cuándo hay que realizar cada tarea, con qué proyecto está relacionada una tarea o dónde tiene que estar para realizarla.

Si bien hay quienes resuelven este problema simplemente haciendo un seguimiento de sus tareas pendientes mediante el administrador de tareas de Outlook (u otra plataforma de correo electrónico), ese enfoque tiene un coste demasiado elevado. Mantener sus tareas en su programa de correo electrónico significa que no puede cerrar ese programa (y las distracciones que ello conlleva) cuando quiere revisar su lista de tareas. Tener ambas actividades como parte de una aplicación también significa que tendrá que pasar de una vista a otra; aunque abra una ventana independiente para su lista de tareas, corre el riesgo de perderla de vista en un mar de correos electrónicos abiertos. Lo más importante es que usar por defecto el administrador de tareas que viene integrado en su cliente de correo electrónico significa que no puede elegir el administrador de tareas en particular que mejor se adapte a su tipo de trabajo o estilo de trabajo en particular.

Hay muchos sistemas de gestión de tareas disponibles, cada uno dirigido a usuarios con necesidades y estilos de trabajo diferentes. Estos son algunos de los mejores candidatos que puede tener en cuenta al buscar el más adecuado para usted, así como consejos sobre cómo integrar cada uno de ellos en su sistema de correo electrónico:

Recuerde la leche. Para aquellos que necesitan un administrador de tareas que funcione tanto para sus listas de tareas personales como para la colaboración en equipo, RTM es una herramienta de gestión de tareas sencilla y rápida basada en la web con un montón de funciones excelentes que se sincroniza en un gran número de otros dispositivos, sistemas operativos y aplicaciones web. Ya sea que dependa de un teléfono iOS, Windows o Android; Google Calendar o Outlook; Evernote o Twitter: RTM tiene una aplicación o extensión para usted.

Y puede añadir tareas a Remember the Milk por correo electrónico fácilmente una vez que se familiarice con formateando los mensajes.

Cosas. A los seguidores de Apple que dan prioridad a la estética de su software les gustará este gestor de tareas bien diseñado, que mantiene las tareas perfectamente sincronizadas en todos los dispositivos fabricados por Apple (aunque tiene que comprar versiones distintas para Mac, iPhone y iPad, lo que suma). Las opciones para ver las tareas por proyecto, contexto o cronograma facilitan ver lo que tiene que hacer en un momento dado del día.

Things también incluye una práctica función que es un paso más que las tareas de enviarse por correo electrónico: entrada rápida con relleno automático le permite resaltar un correo electrónico de la bandeja de entrada y, a continuación, utilizar una sola pulsación de tecla para crear una nueva tarea de Things rellenada previamente con el texto del correo electrónico seleccionado. También hay un muy útil (aunque geek) solución eso le da aún más control sobre la creación de tareas directamente desde la aplicación Mail.app de Apple.

OmniFocus. Usuarios de Mac que usan el de David Allen Hacer las cosas el enfoque de la productividad puede llevar a OmniFocus, que incluye la metodología de Allen directamente en el software. Le anima a adjuntar contextos a cada tarea (por ejemplo, anotar si se trata de una tarea que se va a realizar por teléfono o en el ordenador, durante la jornada laboral o de viaje a casa) de modo que pueda realizar la tarea que sea más factible cada vez que consulte su lista.

Los usuarios de OmniFocus pueden utilizar un servicio sencillo y elegante llamado Entrega de correo enviar las tareas por correo electrónico directamente a OF. No hay ningún formato especial que aprender y, como ventaja adicional, es fácil para los usuarios de OF aprovechar algunos muy interesantes Recetas de IFTTT!

Toodledo. Si busca algo realmente potente y flexible, el gestor de tareas basado en la web de Toodledo le permite añadir tareas y subtareas a las listas, que se pueden organizar en carpetas, objetivos, contextos o esquemas, cada uno de los cuales ofrece diferentes formas de analizar las tareas. Hay funciones de colaboración disponibles para los suscriptores de pago y TD se sincroniza con las populares aplicaciones de calendario. Una de las cosas buenas de Toodledo es que se asocian con CarbonFund.org para compensar la electricidad utilizada en sus operaciones. Por lo que sé, son el único administrador de tareas que puede decir que dirige una operación neutra en emisiones de carbono.

La compensación de toda esa potencia y complejidad es que añadir tareas a TD por correo electrónico puede resultar algo oneroso. Como la propia aplicación, Toodledo’s interfaz de correo ofrece opciones muy potentes, pero tiene una curva de aprendizaje pronunciada.

Campamento base. Si bien no recomendaría Basecamp a alguien que quiera gestionar solo sus tareas personales, si ya trabaja en una organización que utiliza Basecamp para gestionar la colaboración, es una buena opción. Entonces puede configurar su lista de tareas personal como un proyecto llamado algo así como «Mis tareas» en lugar de utilizar aplicaciones completamente distintas para sus tareas personales y de equipo. El muchas herramientas que la sincronización con Basecamp le permite acceder fácilmente a su lista de tareas cuando está en el teléfono o sin conexión.

Convertir un correo electrónico en una tarea de Basecamp es igual de fácil: siga sus sencillas instrucciones para reenviarlo a su cuenta.

Qué uso ahora: Evernote + Recordatorios + Followup.cc. Para aquellos que tienden a perderse en el mar de sus propias listas de tareas abarrotadas, considere la posibilidad de dividir la lista para que sea más fácil tratarla. Primero haga una lista semanal que contenga solo sus tareas o entregas más importantes para los próximos cinco días. Si utiliza una herramienta para tomar notas como Evernote, mantenga su lista de tareas a un clic de distancia colocando todas estas tareas en una libreta o carpeta de «Tareas» independiente y creando un acceso directo a ella en un lugar destacado en la barra lateral de Evernote.

Al igual que con las herramientas de gestión de tareas más tradicionales, puede reenviar los correos electrónicos a Evernote; luego se convierte en una nota y, cuando necesite consultarlos, puede hacer una búsqueda rápida en Evernote o, si los ha archivado, hacer clic en la libreta correspondiente.

Además de las cosas importantes que figuran en su lista semanal, probablemente tenga muchas tareas más pequeñas de las que llevar un registro: un correo electrónico que tenga que recordar escribir o una tarjeta que tenga que enviar. Utilice sencillas herramientas de recordatorio cronometrado para estos objetos más pequeños. Puede utilizar la función de recordatorios de Evernote para ello, pero puede que sea más fácil utilizar una herramienta de recordatorios independiente, como la aplicación Recordatorios predeterminada, que se sincroniza en todos los productos de Apple.

Y si lo que intenta no olvidar es un correo electrónico (quizás uno al que tenga que responder más tarde o uno del que tenga que hacer un seguimiento), puede sacar ese correo de su bandeja de entrada reenviándolo a followup.cc. Lo recibirá en el momento que especifique, cuando esté realmente en condiciones de actuar en consecuencia.

Esta combinación en particular de Evernote, recordatorios cronometrados y followup.cc es lo que uso ahora. Usar recordatorios y followup.cc para no olvidar las pequeñas cosas me ha permitido llevar una lista mínima de mis tareas principales; y como no me voy a quedar atrapado en una bandeja de entrada repleta de pequeñas e implícitas tareas pendientes, dispongo de más tiempo para realizar esas tareas principales.

Pero no voy a fingir que este sistema va a ser mi máximo campeón en la lucha contra tareas durante la próxima década: si hay algo que he aprendido al probar docenas de herramientas de gestión de tareas y proyectos, es que la mejor elección de herramientas varía tanto de un año a otro como de una persona a otra. Experimente con varios gestores de tareas compatibles con el correo electrónico para encontrar el que mejor se adapte a sus necesidades ahora y reconozca que es casi seguro que sus necesidades, preferencias y conjunto de herramientas cambiarán con el tiempo.

Mi nuevo libro electrónico de Harvard Business Review Press, Trabaje de forma más inteligente, domine su correo electrónico, ofrece más consejos sobre cómo utilizar el correo electrónico como apoyo en su trabajo, en lugar de dejar que desplace las tareas y proyectos que tiene pendientes.