Cinco formas de organizar mejores reuniones virtuales

Cualquiera que haya asistido a suficientes teleconferencias ha vivido un tipo especial de infierno de reuniones. La discusión va a la deriva y se hunde hasta que, para tratar de volver a encarrilar las cosas, el facilitador dice: «John, ¿qué opina de la iniciativa propuesta?» Luego, tras una pausa torpe y larga, John responde con: «Oh, lo siento, ¿cuál era la pregunta otra vez?»

Las teleconferencias pueden ser una enorme pérdida de tiempo. Sin embargo, cuando se llevan a cabo correctamente, pueden ser a la vez eficientes y eficaces, incluso más que las reuniones cara a cara. Así es: las reuniones virtuales pueden ser superior a los físicos tradicionales. La ventaja obvia de las teleconferencias es que son una forma rápida, fácil y relativamente barata de reunir a la gente, pero también hay otras ventajas únicas que no son muy conocidas, como las siguientes:

•Las teleconferencias se prestan fácilmente a ser grabadas. Muchas aplicaciones, como WebEx, tienen una función de «registro» que capturará no solo la conversación, sino también los documentos y otros materiales que se presenten. Así, cuando la gente se pierde una reunión importante, puede ponerse al día fácilmente reproduciendo la grabación. Además, algunas herramientas avanzadas permiten a los usuarios navegar por la grabación de modo que, si solo están interesados en una sección determinada (por ejemplo, un debate sobre el proceso de presupuestación anual), puedan saltarse el resto de la reunión y reproducir solo esa parte.

•Se puede contactar a las personas al instante para que respondan a una pregunta u ofrezcan su experiencia en un tema en particular. No tienen que perder el tiempo sentados durante toda la reunión; pueden participar exactamente cuando lo necesiten sin importar dónde se encuentren. Todo esto se puede hacer electrónicamente en un abrir y cerrar de ojos, lo que sin duda es mejor que la vieja forma de correr por el pasillo para encontrar a alguien mientras todos los demás se sientan y esperan.

•Los participantes pueden dividirse fácilmente en grupos más pequeños para mantener una discusión rápida sobre un tema en particular. Esto también se puede hacer en un abrir y cerrar de ojos, gracias a la magia de las comunicaciones digitales. Se acabó perder el tiempo mientras la gente deambula en busca de otro lugar para charlar y, poco a poco, vuelve a reunirse en la sala de reuniones principal.

Pero no se equivoque: las reuniones virtuales son difíciles de llevar a cabo. El principal desafío es mantener a todos comprometidos. Cisco, que vende equipos de redes y otros equipos que permiten las comunicaciones virtuales, ha estudiado ese tema a fondo. Mi equipo de Ferrazzi Greenlight les ayudó a elaborar las siguientes directrices:

Utilizar vídeo: Esta es quizás la regla más importante. El uso del vídeo no solo permite a las personas leer las reacciones y los estados de ánimo de las demás, sino que también las alienta a prestar atención y a resistirse a hacer sus correos electrónicos o realizar otras tareas a la vez. Por supuesto, mucha gente se resistirá al vídeo y dirá: «Siempre hemos hecho nuestras reuniones por teléfono y ya ha funcionado antes. ¿Por qué cambiar?» Pero ahora que el coste de las videoconferencias es mínimo gracias a tecnologías como Skype, no hay excusa. El vídeo permitirá mejores teleconferencias, punto.

Haga una «Toma 5»: Durante los primeros cinco minutos de una reunión virtual, todos deberían turnarse y hablar un poco sobre lo que sucede en sus vidas, ya sea personal o profesionalmente. Esto ayudará a «romper el hielo» y a crear el ambiente adecuado para que las personas se escuchen y se conecten entre sí.

Asigne diferentes tareas: Para ayudar a mantener la participación de las personas, se les podrían asignar varias tareas a diferentes personas, como gerente de pizarra blanca, grabadora de actas, gerente de preguntas y respuestas, etc. Estas funciones se pueden rotar para cada reunión.

Prohibir el uso de la función «silenciar»: Una forma infalible de acabar con el ambiente de cualquier reunión virtual es con el silencio absoluto que sigue a una broma, ya que la gente tiene el audio en silencio. Quizás lo más importante es que el silencio desalienta la discusión espontánea. Por supuesto, si alguien se encuentra en un entorno ruidoso, como la terminal de un aeropuerto, la función de silencio puede ayudar a evitar interrupciones en la reunión, pero esos casos deberían ser más la excepción que la regla.

Penalizar a las personas que realizan múltiples tareas: Muchos directivos toleran a las personas que realizan múltiples tareas durante las reuniones. Después de todo, ¿esas personas no utilizan su tiempo de la manera más eficaz? Pero la simple verdad es que nada agota la energía de una reunión como la multitarea. Para desalentarlo, los directivos deberían sancionar a los infractores, pero al hacerlo deberían recordar que un toque de humor puede contribuir en gran medida a crear el ambiente adecuado. En una empresa, una rueca determina el castigo de una persona, y la aguja acaba en cualquier cosa, desde pequeñas multas monetarias hasta una tarea como limpiar la cafetera de la oficina durante una semana.

A medida que las empresas se globalizan cada vez más y los trabajadores trabajan a distancia cada vez más, las teleconferencias se han convertido en una realidad cotidiana de la vida empresarial. Dado eso, es alucinante que muchas organizaciones hagan un trabajo tan malo al organizar reuniones virtuales. Un puñado de pautas sencillas pueden cambiarlas de incómodas y aburridas a eficaces y energizantes.