10 funciones de Excel que todo el mundo debería conocer

En los últimos 10 años se ha visto un ola de software innovador de macrodatos diseñado para analizar, manipular y visualizar los datos. Sin embargo, para el trabajador del conocimiento habitual, Microsoft Excel, 30 años después, sigue siendo el producto de referencia para las personas que buscan dar sentido a los datos. Satya Nadella, CEO de Microsoft, sostiene que Excel sigue siendo el único producto de Microsoft que destaca por encima del resto, y 750 millones de trabajadores del conocimiento en todo el mundo apoya esa afirmación todos los días.

Llevamos una década enseñando y probando Microsoft Excel, y una encuesta realizada a varios cientos de empleados de oficina sugiere que dedicamos más del 10% de nuestra vida laboral a hacer hojas de cálculo; para los que trabajan en investigación y desarrollo o finanzas, es más del 30%, o 2,5 horas al día.

Imagínese, entonces, si esta importante proporción de la fuerza laboral mundial utilizara la aplicación un poco mejor. Se ahorraría tiempo y la productividad mejoraría.

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Insight Center Collection

Scaling Your Team’s Data Skills

Help your employees be more data-savvy.

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El año pasado juntamos» Los 100 consejos definitivos más útiles de Excel», para lo cual consultamos a expertos en Excel y analizamos decenas de miles de resultados de pruebas y datos de uso de los cursos. Aunque todas las funciones de Excel tienen un caso de uso, ninguna persona utiliza todas las funciones de Excel. Elimine las más de 500 funciones y se quedará con unas 100 funciones y características realmente útiles para la mayoría de los trabajadores del conocimiento modernos. Hemos seleccionado 10 de esa lista que son especialmente fáciles de aprender (aproximadamente dos horas en total) y que pueden marcar una gran diferencia en la productividad. Estos 10 aparecen en orden decreciente de utilidad de nuestra lista de los 100 mejores. Si, como muchos, no sabe qué aprender a continuación en Excel, puede que quiera ver esto Matriz de 2 × 2, lo que tiene en cuenta la utilidad y el tiempo necesario para aprender una habilidad.

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Paste Special (10 minutes to learn)

Copiar y pegar es una de las funciones más sencillas y utilizadas de Excel. Pero a menudo guardamos un formato que no queremos o copiamos una fórmula cuando, en cambio, solo queremos un valor.

Estas pequeñas frustraciones pueden tardar en solucionarse, por eso Paste Special es tan… especial. Paste Special le permite elegir los elementos de la celda copiada que va a traer. Después de copiar su móvil ( Ctrl+C), golpe Ctrl+Alt+V (o vaya al Portapapeles sección de la cinta Inicio, o Edición > Pegar especial) para que aparezca Paste Special y haga su selección. Alt+E+S+V es el atajo para pegar valores, probablemente el uso más común de Paste Special.

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Add Multiple Rows (2 minutes to learn)

A menudo necesitamos añadir nuevas filas entre las filas existentes. El atajo ( Ctrl+Mayús++ [signo más]) es bastante práctico, sobre todo porque puede cambiar el signo + para añadir varias filas. A menudo, simplemente resaltando el número de filas que quiere añadir (por ejemplo, cinco) y usar hacer clic con el botón derecho+insertar es más rápido cuando se añade de forma masiva, ya que añadirá el número de filas que haya resaltado.

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Flash Fill (30 minutes to learn)

Excel desarrolló una mente propia en 2013 con esta función. Flash Fill rellena automáticamente sus datos cuando detecta un patrón.

Supongamos que tiene una lista de números de productos en las 10 primeras celdas de la columna A, por ejemplo, «ABC-00001» a «ABC-00010», y solo necesita los números que aparecen después del «-». Puede descartar fácilmente el «ABC» con Flash Fill. Antes de 2013, esto era posible, pero se basaba en una combinación de funciones (FIND, LEFT, &, etc.). Ahora, esto es mucho más rápido e impresionará a la gente.

Establezca el patrón escribiendo «00001» en la primera celda en blanco. Si Flash Fill está activado ( Opciones de archivo, avanzadas), empiece a escribir el siguiente número de producto en la celda de abajo y Flash Fill reconocerá el patrón y rellenará los números de producto restantes. Solo tiene que pulsar la tecla Entrar para aceptar. O póngalo en marcha manualmente haciendo clic Datos > Rellenar con flash, o Ctrl+E.

Flash Fill es como por arte de magia y se puede utilizar en muchos escenarios diferentes. Es un fantástico ahorro de tiempo cuando necesita introducir o cambiar muchos datos de forma rápida y precisa.

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INDEX/MATCH (45 minutes to learn)

Además de VLOOKUP (que busca el valor de una columna y devuelve el valor correspondiente de otra columna), INDEX y MATCH son las herramientas más utilizadas y potentes de Excel para realizar búsquedas. Si se usan por separado, estas funciones tienen un valor incalculable, pero cuando las combina, se desata su verdadero poder. INDEX y MATCH, utilizados en combinación, le ayudan a extraer los datos que necesita de un conjunto de datos grande de forma eficiente y precisa. Dominar estas funciones no solo hará que sus colegas y su gerente lo vean como un genio de Excel, sino que también hará que las tareas tediosas y mundanas sean rápidas y sencillas. Así es como funcionan estas funciones:

VLOOKUP es una función estupenda, pero tiene sus limitaciones. Solo puede buscar valores de izquierda a derecha. El valor de búsqueda debe estar a la izquierda de la tabla de consulta. INDEX y MATCH le permiten buscar un valor en cualquier parte de la tabla de consulta, independientemente de su posición.

Supongamos que tiene una hoja de cálculo con una lista de productos. Tiene columnas tituladas «Número de producto», «Ganancia», «Nombre del producto» e «Ingresos». En otra hoja de cálculo, tiene una lista de los nombres de los productos y quiere ver los beneficios que ha generado cada producto. En este escenario, utilizaremos el nombre del producto (nuestro valor de búsqueda) para buscar el beneficio. El nombre del producto está a la derecha de la ganancia, por lo que VLOOKUP no funcionaría. Este es el escenario perfecto para INDEX y MATCH.

La sintaxis sería:

=INDEX (columna de beneficios), MATCH (columna Valor de búsqueda, nombre del producto) ,0

He aquí una buena forma de recordar cómo funciona:

=INDEX (columna de la que quiero un valor devuelto), MATCH (mi valor de búsqueda, columna en la que quiero buscar), escriba «0» (Cero le da una coincidencia exacta; también puede hacer coincidir contra menos de [-1] o más de [1].)

A primera vista e incluso a segunda vista, INDEX y MATCH parecen complejos. No cabe duda de que necesita un poco de práctica, pero vale la pena que le dé una idea, ya que es más flexible y potente que un VLOOKUP. Es uno de los usos más importantes de Excel, punto.

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SUM (2 minutes to learn)

Esta es una de las primeras funciones que aprenderá en Excel: cómo sumar una fila o una columna. Pero, ¿sabía que puede seleccionar la celda del final de una fila o columna y pulsar Alt++ [signo más] ¿para hacer esta función en segundos?

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Ctrl+Z and Ctrl+Y (1 minute to learn)

Esta es su tarjeta de Excel para salir de la cárcel. Si no está usando Ctrl+Z para deshacer errores en Excel, entonces usted debería ser. Lo que mucha gente no sabe es que Ctrl+Y hace lo contrario, rehacer. Los dos funcionan muy bien en conjunto y puede recorrer las iteraciones de su trabajo hasta encontrar la correcta.

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Remove Duplicates (10 minutes to learn)

Es muy fácil y rápido de usar. Eliminar duplicados hace exactamente lo que cabría esperar: elimina los duplicados de cualquier rango de datos determinado. Nuestro consejo es que quite los valores que quiera deduplicar y los coloque en otra hoja. Se encuentra en el Datos pestaña en el Herramientas de datos sección de la cinta.

Si solo quiere resaltar los duplicados, puede hacerlo usando Formato condicional. El atajo para llevarlo allí es Alt+H+L (o búsquelo en el Inicio cinta debajo Estilos).

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Freeze Panes (15 minutes to learn)

¿Alguna vez se ha desplazado hacia abajo por una tabla de datos grande y se ha olvidado qué columnas son cuáles? Freeze Panes es la respuesta. Puede congelar solo la fila superior, la primera columna o cualquier número de cualquiera de las dos. Identifique las columnas y filas del área que quiere inmovilizar. A continuación, seleccione la celda situada inmediatamente a la derecha de esas columnas y debajo de esas filas. Ir al Ver pestaña y Congelar paneles en el Ventana sección. Alt+W+F es el atajo.

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F4 (10 minutes to learn)

Hay dos formas especialmente satisfactorias de utilizar F4 en Excel. La primera es al crear una referencia absoluta: F4 le permite cambiar entre las distintas opciones. La segunda es una que pocas personas conocen, pero que podría mejorar considerablemente su productividad en Excel. F4 repite su última acción, cuando esté disponible. Por ejemplo, si acaba de aplicar un borde a una celda, utilice la tecla F4 para aplicarlo a las demás.

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Ctrl+Arrows (5 minutes to learn)

Si se ha encontrado desplazándose por un conjunto de datos para llegar al final del mismo, pare ahora mismo y empiece a usar Ctrl+las teclas de dirección! Este sencillo atajo lo lleva directamente al final de los datos de la columna o fila que esté utilizando. Combínelo con Ctrl+Mayús para resaltar/seleccionar áreas de datos grandes en cuestión de segundos.

Advertencia: Si tiene lagunas en sus datos, esto lo llevará al primer vacío. Así que si quiere llegar al fondo rápidamente, elija una columna de datos que no tenga huecos.

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Utilice solo algunos de estos 10 artículos y podrá transformar su jornada laboral típica. Tanto si quiere ayudar a justificar las decisiones empresariales basadas en datos a un alto nivel como si simplemente quiere llegar antes a casa con su familia, dominar las funciones correctas de Excel es una forma rápida y sencilla de maximizar su productividad.